Reuniunea - este o formă de multiplicare șefii capacității intelectuale și de a dezvolta căile potrivite de gestionare a resurselor umane.
De ce se numește o reuniune a șefilor de una dintre principalele cauze de lipsă perpetuă de timp, eșecul de calendarul de lucru și, în cele din urmă, doar obosit, inclina puternic spre sfârșitul zilei de lucru? De obicei, în astfel de cazuri, este incapacitatea de a organiza reuniuni. Că acestea sunt întinse ore întregi, și idei valoroase rare se înece în efuziunile lungi mlaștină.
Din păcate, există rareori învață viitorii lideri ai chiar și elementele de bază ale ședințelor de artă. Dar acest lucru este într-adevăr o artă, pentru că, de exemplu, doar un lider foarte abil este în măsură să furnizeze în timpul reuniunii examinare critică constructivă a propunerilor prezentate, evitând în același timp critica trecerii la individ, nemulțumirile personale și conflicte.
Cum a organiza întâlniri mai eficiente și mai rapid? Luați în considerare unele dintre caracteristicile acestui tip de comunicare de afaceri.
1. Tipul de ședință. Multe întâlniri sunt sortite eșecului, chiar înainte de a începe. De ce? Da, pentru că cel care va conduce această întâlnire, în primul rând a uitat să se pregătească pentru el însuși. El este ca căpitanul care vrea să guverneze nava fără a avea o idee clară cursul său.
Deci, în primul rând, trebuie să definească în mod clar natura întâlnirii pe care intenționați să-și petreacă.
Experții identifică următoarele tipuri de reuniuni.
1. Studiul (Conferință), care își propune să ofere participanților cunoștințele necesare și de a îmbunătăți abilitățile lor.
2. Informațiile necesare pentru a rezuma datele și de a studia diferitele puncte de vedere asupra problemelor.
3. Clarificarea, în cursul căreia managementul încearcă să îi convingă pe angajații de corectitudinea politicii urmărite de afaceri și inevitabilitatea măsurile luate.
4. Problema care se va dezvolta o metodă de rezolvare a problemelor existente.
2. Pregătirea reuniunii. Pentru a asigura o eficiență ridicată a personalului de conducere reuniuni trebuie să respecte următoarele cinci reguli.
1. determine obiectul și rezultatul dorit al reuniunii ar trebui să fie clare și lipsite de ambiguitate. De multe ori tema este definit atât de vag implică multe aspecte care după discuții între participanți există un sentiment de nemulțumire.
În plus, trebuie să determinați pentru tine ce rezultat, de asemenea, trebuie să ia măsuri privind o anumită chestiune; face recomandări pentru adoptarea unei astfel de decizii; pentru a convinge publicul că măsurile deja luate de tine sunt corecte.
2. dezvolta o agendă cu atenție. Selectați secvența cea mai adecvată luarea în considerare a problemelor.
3. Pentru a familiariza participanții cu faptele care vor fi discutate în cadrul dezbaterii. O astfel de publicitate pot fi aranjate înainte de reuniune, lăsând viitoarele sale participanți documentația relevantă.
4. Trimiteți o invitație cât mai curând posibil, pentru persoanele care trebuie să ia parte la reuniune. De la o astfel de invitație ar trebui să fie clar pentru a vedea ce tema și scopul întâlnirii. Oricine care nu poate ajuta în mod eficient în atingerea rezultatelor dorite, dar ar trebui să fie informat cu privire reuniunii, se poate obține apoi protocolul și a vedea rezultatele.
5. Selectați o locație pentru întâlnirea pe baza obiectivelor sale. Condițiile de cazare ale participanților sunt foarte importante pentru crearea unui mediu de afaceri adecvat. Camera ar trebui să aibă o temperatură normală a aerului, o bună ventilație și împrejurimile nu prea de lux. Fiecare dintre cei prezenți trebuie să poată vedea cu ușurință și să audă vorbitorul.
3. Începutul reuniunii. Trebuie să înceapă întâlnirea la timp.
În cuvântul de deschidere, trebuie să evidențieze în mod clar și foarte discutat în mod specific problema și încă o dată atrag atenția tuturor celor prezenți la scopul final al reuniunii. Pentru a crea un stimul pentru discuții, sublinia importanța practică a problemelor în discuție, și chiar mai bine - doar a pus în fața publicului o serie de probleme specifice. Mai ales încerca să clar ar putea vedea legătura dintre tema întâlnirii și interesele celor ale membrilor săi cărora le poate părea inutil.
Sunt de acord cu participanții la regulile comune ale reuniunii.
Asociați unul dintre participanții la gestionarea protocolului.
Toate remarcile introductive ar trebui să păstreze în decurs de 10 minute.
Se recomandă să scrie tema principală și sub-teme de comanda de pe bord, astfel încât acestea au fost mereu în fața ochilor de ascultători și vorbitori.
4. Organizarea discuției. Organizați o discuție poate fi diferit.
Încercați să aranjeze spectacole într-o astfel pentru ca dezbaterea a evoluat treptat.
Dacă doriți într-adevăr să beneficieze de întâlnire, ar trebui să fie familiarizați cu toate punctele de vedere cu privire la aspectele discutate, inclusiv cele care sunt ale tale opuse. Acest lucru înseamnă că aveți nevoie pentru a alege foarte atent cuvintele. replica acută a „este absolut greșit,“ sau „sunt în mod fundamental greșită“ ideea ucide și rănește stima de sine la vorbitor, și blocând astfel calea dezbaterii adevărate.
Uneori este util să se dea o evaluare imediată a fiecăruia dintre propuneri. Cu toate acestea, în cazul în care există o preocupare că evaluarea critică poate răci entuziasmul creativ al participanților, este mai bine să folosească metoda de așa-numitul „atac cerebral.“ Aici au voie să-și exprime orice, cel mai improbabil la prima vedere, propunerea și critica lor interzise până la sfârșitul „atac“.
discuție de dezvoltare în direcția cea bună, puteți obține numai în cazul în care tot timpul se va asigura că vorbitorii să rămână în cadrul problemei în discuție și „nu a adus“ în lateral.
Dar trebuie să acționeze în acest foarte pe cale diplomatică.
1. În ciuda iritarea, vorbi încet și încet.
2. Nu vorbi direct cu adversarul său, ci la întreaga audiență. Din cauza acestei afaceri în curs de dezvoltare și pace sufletească.
3. La începutul lui indiciilor subliniază că pe unele probleme de opiniile dumneavoastră și adversarul tău sunt aceleași. Puteți chiar înapoi în sus este un argument nou. Și numai atunci puteți trece la contra-argumente, formularea lor sub forma unor întrebări specifice.
Abilă întrebări - instrument de gestionare mai corectă discuție. Cu această metodă este posibil pentru a comuta atenția publicului de la un subiect la altul; țintă atenția asupra acelor aspecte care au rămas în umbră. Acest lucru face posibil pentru a găsi informații importante noi sau de a face întâlnirea să ia o poziție clară cu privire la această problemă sau că.
Una dintre cele mai importante cerințe pentru a întâlni lider: nu impun de la începutul poziției sale altor participanți.
Amintiți-vă că poziția capului dă greutate deosebită cuvintele tale și cele ale prezentului, care dețin puncte de vedere opuse cu privire la subiectul în cauză, nu poate pur și simplu îndrăzni să le exprime, astfel încât să nu intre în conflict cu autoritățile.
În plus, poziția neutră nu exclude posibilitatea de a-și exprima opinia. Numai este necesar să-l prezinte în persoana a treia: „citește recent că ...“ sau formulat sub forma unei întrebări: „Și poate fi înțelept să reflecteze la întrebarea ...“.
5. Finalizarea reuniunii. În încheierea întâlnirii, pe scurt discuțiile și să definească activitățile viitoare care urmează să fie efectuate în conformitate cu decizia.
Reuniunea se încheie pe o notă pozitivă. Acest lucru face posibil pentru a obține certitudinea că toată lumea înțelege în mod clar ceea ce a fost discutat în cadrul reuniunii, au format convingerea că, în cursul discuției au înregistrat unele progrese.
Rezultatele reuniunii ar trebui să fie înregistrate în procesul-verbal și a trimis tuturor persoanelor care au nevoie să fie informat despre ele.
Eficacitatea reuniunilor depinde în întregime de stilul general de management. Principiul „seful, eu“, va afecta în mod inevitabil atmosfera reuniunii. discuție deschisă și relaxată, în acest caz, nu va funcționa. O astfel de discuție este posibilă numai atunci când stilul de fapt, colegial de conducere.
6. Sfaturi generale. Cu cat mai mare este poziția, problemele mai largi pe care trebuie să se ocupe. Acest lucru înseamnă că un număr mare de oameni au acest lucru pentru a armoniza și coordona. Deci, încercați să depășească aversiunea față de întâlnirile, și să învețe cum să extragă maximum de beneficii din ele.
Acest lucru se poate realiza dacă urmați aceste sfaturi.
1. Petrece 10 minute încercarea de a face pentru tine cel puțin un plan diagramatică a reuniunii viitoare. Program de lucru pe care, în ce ordine să spună, ce să acorde o atenție deosebită în prezent și ceea ce este necesar pentru a le atinge.
2. Obișnuiți să aloce fiecare discurs ideea de bază. Captată de „zgomot verbal“, care este inerentă multor experți, cred cu sinceritate că pe scurt exprima opinia sau sugestia dumneavoastră pur și simplu nu este solid, și așa încearcă să ocupe pe deplin lor alocate în conformitate cu regulile de timp.
3. suprima orice focar de emoție în timpul ședinței. Amintiți-vă că emoțiile reduce considerabil eficiența schimbului de opinii, dar crește foarte mult durata de întâlniri.
4. opri imediat tentative de profesioniști individuale confunda restul capului publicului, folosind în acest scop este o terminologie foarte specifică, ușor de înțeles doar pentru ei înșiși.
5. Incercati sa foarte recent, pentru a ascunde de la întâlnirea în cazul în care sunt subordonati, atunci opinia personală cu care ați venit la această întâlnire.
7. Tipuri de participanți. În desfășurarea reuniunii ar trebui să pornească de la faptul că este adesea necesar să se ocupe cu aceleași tipuri distincte de participanți la discuție. Următoarele sunt sfaturi despre cum să se ocupe cu ei și cum să le neutralizeze.
1. Wrangler. Menținerea seninătate și eficiență. Pentru a oferi un grup de participanți să combată pretențiile sale.
2. pozitivist. Oferta el Rezumând, în mod conștient atras în dezbatere.
3. Know-All. Chemați un grup de participanți să adopte o poziție în legătură cu afirmațiile sale.
4. Gabby. Tactfully întrerupe. Amintindu reglementărilor.
5. Shy. Pune întrebări simple pentru a construi încrederea în abilitățile sale.
6. negativistov. Recunoașterea și apreciază cunoștințele și experiența sa.
7. Nu arăta interes. Întreabă-l despre activitatea sa. Dă exemple de domeniile sale de interes.
8. „împușcat mare.“ Evitați critica directă, se aplică tehnica, „da, dar ...“