Reguli de formare și de înregistrare a dosarelor de personal
Departamentul de personal angajat trebuie să dispună de informații exacte, complete, obiective despre angajații. Datele referitoare la încadrarea în muncă a fiecărui angajat, se adună într-un fel de dosar - o chestiune privată. Am nevoie pentru a păstra fișierele personale în mod obligatoriu și ce documente pot fi stocate în probleme personale discutate în acest articol.
Reguli generale pentru organizarea documentelor și formarea de afaceri
Dicționar de birou personal. Cazul - o colecție de documente sau documente referitoare la același subiect sau domeniu de activitate, plasate într-un capac separat. Cazurile sunt considerate instituții de la includerea lor în prima executare a documentelor.
Formarea de afaceri - gruparea documentelor executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor și ordonarea documentelor, în cazul (GOST 51141-98).
Trecerea caz - caz, documentele care reflectă soluția la problema care a durat mai mult de un an (statutul societății, o chestiune privată, un dosar penal, etc ...).
În scopul de a găsi rapid documente, precum și pentru a asigura siguranța acestora și necesitatea de a sistematiza formarea (gruparea) a documentelor, în cazul.
Reguli de grupare a diferitelor tipuri de documente și formarea ulterioară a acestora, în cazul prevăzut în regulile de bază ale organizațiilor arhivele [1]. Principiul formării afacerilor se bazează depozitarea pe termen a documentelor. Termenul de valabilitate a documentelor stabilite de către Serviciul Federal de Arhiva și se aplică tuturor organizațiilor, indiferent de proprietate. perioadele de păstrare a documentelor enumerate în:
Prezenta decizie VASRumyniyamozhet să fie examinate în ordinea de supraveghere într-o perioadă de cel mult 3 luni de la data intrării sale în vigoare.
Documentele în conformitate cu valoarea lor istorică, economică, culturală și alte sunt următorii termeni de stocare:
- depozitare temporară (până la 10 ani);
- perioadă lungă de valabilitate (peste 10 ani);
- Perioada de stocare permanentă.
Arhivele de stat au primit numai documentele cu o perioadă constantă de depozitare, documente de până la 10 ani de depozitare sunt în organizație, sau vin la Organizația arhivele departamentale (organizarea fișierelor).
Cerința principală pentru formarea afacerilor - un grup de cazuri individuale în documentele de stocare permanente și temporare.
Numai în cazuri excepționale, documente de diferite perioade de depozitare, dar legate de luarea în considerare a problemei a fost plasat în același dosar, dar după decizia și cazul este terminat documentele refăcuți.
Documentele sunt generate în cazul timp de 1 an calendaristic. Excepții de la această regulă trec lucruri.
Trecerea problema este adusă în intervalul de cazuri anul viitor, cu același indice.
Documentele sunt puse în a face cu toate aplicațiile asociate acestora și materiale suplimentare, care au apărut în cursul rezolvării problemei. În cazul în care cererile au un volum mare, ele pot fi formate într-un volum separat. Documentele incluse numai în cazul într-un singur exemplar, astfel încât curenților de aer și de reproducere în copii nu este depusă.
Grosimea fiecărui caz nu trebuie să depășească 30 - 40 mm, este de aproximativ 250 - 300 de coli. În cazul în care mai multe documente, cazul este împărțit în două sau mai multe volume.
Caracteristicile de formare a dosarului personal al salariatului
Dicționar de birou personal. O chestiune privată - este un ansamblu sistematic de documente contabile primare cu caracter personal și care descriu personalul de carieră.
O atenție deosebită trebuie să fie tratate la formarea dosarul personal al angajatului, deoarece termenul de valabilitate a acestui caz este de 75 de ani și documentele cauzei atestă ofițerul de înregistrări de muncă.
Documentele dosarul personal nu este stabilită în mod legal.
plante fișiere personale pentru directori de toate nivelurile, profesioniști, lucrători, care poseda materiale sau resurse de informații, care deține informații valoroase sau confidențiale, documente, baze de date. La locul de muncă (în Vol. H. timpul de lucru), precum și personalul tehnic al organizațiilor afacerilor private, de obicei, nu începe. Toate informațiile necesare despre ele înregistrate sub formă de card personal de înregistrare N T N-2 sau T-2GS.
Înregistrările documente de cadre
afaceri private începe după publicarea ordinului privind primirea angajatului la locul de muncă.
O chestiune privată este format în două etape:
- în procesul de primire a angajatului în poziția după semnarea contractului de muncă și emiterea de ordine pentru un loc de muncă;
- în procesul de desfășurare a unei afaceri personale în timpul activităților de lucru ale angajatului.
În prima etapă a documentelor din dosarul personal localizat în următoarea secvență:
- documente de afaceri de inventar interne;
- copii ale diplomelor și acordarea de diplome, certificate de a conferi titluri academice și de onoare, acordarea documentelor, diverse certificate și alte documente care confirmă aceste sau alte date cu caracter personal;
- copie a ordinului privind ocuparea forței de muncă.
Elaborarea autobiografia, CV-ul și de aplicare, precum și procedura de efectuare a acestora în afaceri privat angajat este opțională și depinde de procedurile adoptate de recrutare într-o anumită organizație.
În formarea lucrurilor personale, trebuie să se țină seama de faptul că, în conformitate cu TKRumyniyazayavlenie pentru un loc de muncă nu este baza pentru primirea angajatului de a lucra (pe baza unui contract de muncă), adică, nu în mod necesar, și informații autobiografia duplicat într-un card personal, precum și un rezumat.
În a doua etapă documentele din dosarele personale sunt situate în care acestea sunt primite.
Specificitatea întocmind un inventar al documentelor interne ale unui chestiune personală este că aceasta este inclusă în acordul imediat cu instituția sa și completat în cursul comportamentul său. Acesta este motivul pentru care în inventarul intern prevăzut pentru a fi incluse într-o reflectare a o chestiune personală de documente noi, precum și confiscarea documentelor din dosarele personale, inlocuind originalele (copiile înregistrate în „Notă“).
În cazul în care cazul a fost deja răsucită și tivită, apoi certificate de compilator de afacerile interne ale unui inventar al documentelor lipite peste marginea superioară a interiorului capacului frontal al carcasei.
Trebuie remarcat, de asemenea, că pregătirea cauzei care urmează să fie pus în inventar intern liste de fișiere numerotate separat de foile din dosarul personal.
Copii ale documentelor privind educația trebuie să fie certificate de către un angajat al personalului de serviciu. Mark copii certificate ale ștampilei speciale sau efectuate manual. Mark copii certificate includ următoarele elemente.
Comandați o copie a lucrării trebuie să fie, de asemenea, ștampilată pe copiile legalizate, executate de-a lungul liniilor indicate mai sus. În caz contrar, acesta va fi o copie sau o copie care nu are forță juridică.
Nu ar trebui să scrie „copie“, așa cum ar trebui să fie clar că este o copie, nu originalul. La eliberarea de copii în afara organizației (și documentele de afaceri cu caracter personal vor fi transferate arhiva) pe ea va fi sigilată.
documente de afaceri personale
Sokolovoy Iriny Nikolaevny
(Nume, prenume angajat)
Marca de asigurare
Este adevărat (non colon)
Specialist al Departamentului ________________ cadru II Mironov
În a doua etapă, în cursul angajării unui angajat în afaceri incluse, în ordine cronologică:
- documente care confirmă schimbarea datelor biografice biografice (copii ale diplomelor, certificatelor, documentelor de birou registru, etc ...);
- materiale care descriu angajatului (liste de certificare, copii ale actelor de audit al operațiunilor sale, raport privind studiul angajatului, copii certificate ale caracteristicilor date lui, și așa mai departe. n.).
Inclus în afaceri private precum:
- copii ale ordinelor privind navigarea prin poștă;
- copii ale documentelor privind promovarea și recompensarea, atribuirea gradelor de clasă, categorii de calificare.
Aceste documente se pot referi la perioada de timp și înainte de numirea în funcția angajatului. Atunci când a respins un angajat într-o chestiune privată a depus o copie a ordinului de concediere. Toate comenzile trebuie să aibă marca copiile certificate.
Astfel, afacerile private sunt documente care pot fi revendicate mai târziu, în caz de pierdere a angajat înregistrare ocuparea forței de muncă.
Există documente care nu ar trebui să fie incluse în chestiune personală a angajatului, se referă la astfel de documente:
- Cont formular Card N T-2 și T-N 2GS;
- certificatul de rezidență;
- certificatele de sănătate și alte documente ale unei perioade de depozitare temporară;
- ciornelor și dubletul documentelor (cu excepția acelor documente, care conțin litiere de valoare);
- carduri personale ale salariaților concediați (acestea sunt formate în fiecare caz în parte cu privire la concedierea unui an);
- plângeri anonime (inclusiv) persoane la organizarea și materiale pentru examinarea lor;
- materialele primite de la solicitarea de informații și organele judiciare și de anchetă, redactorii mass-media;
Toate aceste documente sunt formate în cazuri individuale.
Înregistrarea înregistrărilor angajaților
În nomenclatura afacerilor de dosare personale de servicii de personal pentru a se potrivi pe o singură linie „afacerile personale ale angajaților.“ Documentele sunt baza pentru ordinele privind personalul, sunt formate într-un caz separat, „documente de bază pentru ordinele de personal.“
Departamentul de personal fișiere personale sunt stocate într-o secvență de numere în arhivă - în ordine alfabetică a numelor de familie lucrate. Fișierele personale sunt păstrate separat de carnetele de muncă. Pentru a găsi rapid afaceri servește cartotecă ordine alfabetică sau un pointer. În cazul organizațiilor mici sunt situate în dulap, în ordine alfabetică.
Nu este doar să fie bine formate, dar, de asemenea, decorat. Efectuarea dosarul personal de acoperire realizate în conformitate cu GOST 17914-72 „se referă la cazurile în termen de valabilitate mai lungă. Specificații tehnice“. Acoperă numere de fișiere personale sunt secvențiale, corespunzător numărului total de cazuri.
Capace sunt utilizate pentru a stoca plasate în dosarul său personal numai angajații activi.
Atunci când un angajat părăsește materia sa personală este extras din dosarul, întocmit în conformitate cu cerințele serviciului de arhivare și renunță la arhivele organizației.
În acest caz, data de începere a afacerilor cu caracter personal este data depunerii cererii pentru un loc de muncă, desigur - data concedierii. Eliberată de acoperire ar trebui să fie utilizate în formarea de noi afaceri privat, în conformitate cu același număr.
Pe coperta cauzei includ:
- denumirea unității structurale;
- date de afaceri (piese de volum);
- numărul de foi în cazul;
- perioada de valabilitate a cazului;
- caz cifru arhiva.
Numele organizației indicate la ultimul etaj al fiecărui caz intravascular.
fapte Titlul trebuie să se potrivească cu conținutul generat în documente.
Unități structurale specificate într-o nouă linie sub numele organizației. În cazul în care organizația nu are diviziunea structurală, atunci înregistrarea va fi afară.
Cazul indicelui este indicat sub numele unității structurale în mijlocul capacului, și trebuie să corespundă cazului de pe nomenclatura.
Data de începere este data dosarul personal al contractului de muncă, finala - data concedierii. Mai mult decât atât, numărul și anul sunt indicate prin cifre arabe, numele lunii scris cuvinte.
Societate cu răspundere limitată „Carusel“
(Numele întreprinderii, organizație, instituție)
PERSONAL N 12-15
Popov, Igor Aleksandrovich
(Nume, prenume)
caz Perioada de valabilitate indicat în colțul din dreapta jos al capacului cauzei, în conformitate cu Lista de documente administrative tipice.
Arhiva caz cifru este întocmită, de regulă, în arhiva organizației. Acesta indică numărul de fond, numărul de inventar, și numărul de caz. Numărul de cod Arhiva pe copertile cazurilor de stocare permanentă este aplicată cerneala arhivele departamentale numai după includerea acestor cazuri în anuale consolidate partițiile stocuri, EPA a aprobat arhivele federale relevante (a pus jos creionul). Aceasta este, în cazul în care proiectarea afacerilor din departamentul de structură nu trebuie să specificați arhiva de cod. Numărul de cod Arhiva este aplicată pe colțul din dreapta sus, și este duplicat în colțul din stânga jos, astfel încât să nu trebuie să predea cazul în care caută lucruri în cutii.
La pregătirea cazului pentru transferul arhivei într-o chestiune personală capsate foaie-martor (foaie de asigurare) a cazului (A4).
Înregistrarea și stocarea dosarelor de personal
Fișierele personale sunt înregistrate în carte (jurnal) inventarul afacerilor personale.
Fișierele personale trebuie să fie depozitate în dulapuri metalice sau seifuri cu încuietori sigure.
La sfârșitul zilei departamentul de personal angajat responsabil cu afacerile personale, ar trebui să verifice dacă afacerile personale precum și pentru a închide și sigila cazurile cu afacerile personale.
Inspecția și familiarizarea cu angajatul de afaceri personale
În fiecare an, organizația special numit Comisia verifică prezența și starea fișierelor personale. Verificarea Fapt este fixat în fiecare caz în parte, în plus față de forma personală a personalului contabil. În identificarea pierderea afacerilor personale sau deteriorarea acesteia se întocmește și a efectuat o investigație internă. Forma instrumentului este reprezentat în principal de regulile de desfășurare a activității arhivelor organizațiilor.
De asemenea, verificați dosarele personale ale angajaților întreprinderii pot fi efectuate de către organizațiile publice care efectuează punerea în aplicare de supraveghere, de supraveghere, de drept, în conformitate cu legea. penetrarea Neobstrucționată pe teritoriul oricărei întreprinderi și accesul la toate documentele privind personalul sunt angajați ai următoarelor agenții guvernamentale:
- Procurorii ruși;
- MVD România;
- stat inspectori Rostrudinspektsii;
- reprezentanții Mosarhiva și altele. instituțiilor de stat.
Ofițerii de poliție de trafic au dreptul de a examina documentele și de a produce, în conformitate cu legea confiscării ordinea procedurală a documentelor relevante pentru ancheta sau procedurile penale (de exemplu, un accident), sau faptul identității organizației angajaților. În orice caz, orice acțiune procesuală MUP făcută în conformitate cu ordinele relevante, decizii, în mod necesar înregistrate. Ca o regulă, o astfel de acțiune este precedată de o cerere oficială șefului serviciului competent al numelui directorului.
inventar Jurnalul de afaceri personale