Reguli pentru înregistrarea vnutrennihdokumentov de intrare și de ieșire
În primul rând, trebuie să definiți ceea ce se înțelege prin documentele de înregistrare.
Înregistrarea documentelor - aceasta este fixarea faptului creației sau de primire la organizarea documentului prin aplicarea pe ea înregistrarea indicelui, urmată de înregistrarea informațiilor necesare cu privire la documentul în formularul de înregistrare.
Trebuie remarcat faptul că, în funcție de mărimea și natura procedurii de organizare de înregistrare a documentelor pot avea propriile lor caracteristici. Cu toate acestea, în cazul în care documentele de înregistrare trebuie să respecte următoarele cerințe generale:
- Fiecare document este înregistrată o singură dată, adică, principiul de bază este de înregistrare o singură dată;
- documentele primite la data primirii, care își încetează activitatea - în ziua semnării.
Înregistrarea documentelor de intrare
Toate mesajele primite în organizație primite și procesate de către un serviciu centralizat de management al documentelor: Oficiul, Departamentul General, secretar, etc. (în continuare - Serviciul DOW) ..
Indiferent de serviciul de înregistrare documentul POC subiect sau care nu fac obiectul pe fiecare document primit de organizație, o marcă este pus pe documentul de primire (ștampila de înregistrare) de la data primirii. În cazul în care corespondența nu este deschis, ștampila ar trebui să fie pus pe plicuri (pachete).
Înregistrare timbru are dimensiuni 16h42 mm, este aplicată pe partea frontală dreaptă a câmpului de jos a primei foi de documente și realizate după cum urmează:
nume scurt
№ (spațiu pentru index)
După aplicarea ștampila documentele de înmatriculare unrecorded precum și documentele care urmează să fie înregistrate în unitățile structurale sunt trimise la destinația corespunzătoare performeri.
Alte documente primite de către organizație, sunt înregistrate la nivel central serviciu preșcolar. Înregistrarea descentralizată a documentelor este permisă numai în cazul fragmentării teritoriale a diviziunilor structurale ale organizației.
La înregistrarea unui document de intrare în ștampila de înregistrare este aplicată și data primirii documentului indicelui. Ca un indice al numărului de serie al fiecărui document. sigiliu de înregistrare presupune, astfel, formularul de mai jos:
Documentul de intrare este înregistrat în card de înregistrare și control (denumit în continuare - PKK) sau registrul documentelor de intrare.
Cardul de înregistrare este dimensiunea A6 (105h148) sau A5 (148h210). Dreptul de a alege formatul furnizate de către organizațiile. nu ar trebui să înconjoare cadrul cardului, astfel cum Acest lucru reduce suprafața utilizabilă. Numele detaliile cardului câștigă cel mai mult în mici de imprimare pe graficele linia de jos, astfel încât, după umplerea cardului iasă în evidență din datele de documente făcute după înregistrare. Cardul poate fi completat într-o mașină de scris sau un plan de mână în numărul dorit de copii, precum și în modul automat cu imprimarea ulterioară.
carduri Calendar gama (de mai sus partea din față) pentru a fi utilizat pentru a controla momentul executării documentului: acesta a marcat data la care documentul urmează să fie executat. Dimensiunea cardului A6, care se aplica numai la numere impare (1, 3, 5, etc.), perioada de execuție a documentului, în cazul în care cade pe un număr par, se remarcă o zi înainte.
grafice RSC atunci când înregistrarea documentului de intrare trebuie să conțină următoarele informații:
Data primirii documentului și indicele
Corespondent, data și indicele documentului de intrare
Rezoluție sau care a trimis un document
Marca privind performanța
forma Revista documentelor de înregistrare sunt permise numai în cadrul organizațiilor cu un document de volum redus (până la 600 de documente pe an). O decizie privind documentul formular de înregistrare (carte sau revistă) în organizație este făcută de ordinul a capului.
Documente după înregistrarea serviciilor preșcolare trebuie să fie referit la gestionarea zilei cele două instanțe RAC. Rezultatele de examinare a documentelor înregistrate sub forma unei rezoluții, care este transferată în coloana corespunzătoare sau log RSC documentelor primite.
După aceea, documentul cu o instanță RAC este trimis (prin serviciul DOW) artist, și un al doilea exemplar al ALAC este în serviciul preșcolar și plasat în secțiunea de fișier de referință „Non-Documents“ (în cazul în care documentul este preluat sub control speciale, CCR instanță este plasat în fișierul de card de control ). În cazul în care documentul nu necesită decizia conducerii, acesta este trecut în mod direct interpreților în funcție de competența lor. În acest caz, rezoluția este în mod natural nu executat și la ALAC nu este transferat.
După executarea documentelor interpretului a primit aplica pe un marcaj pe executarea documentului si transmiterea cazului. Această marcă include următoarele date:
Marca privind executarea documentului si transmiterea cauzei se face la stânga de pe partea din față marginea de jos a primei foi a documentului.
Marca privind executarea documentului este transferat către PKK (jurnalul documentelor de intrare), care este plasat în organizație „execuție documente“, secțiunea fișier de referință. După aceea, documentul depus, în cazul în funcție de nivelul de performanță al documentului.
Aici este un exemplu de înregistrare a documentului de intrare după ce peste el toate procedurile de înregistrare (de înregistrare a unei mărci asupra performanței), precum și un exemplu de umplere a ALAC la un astfel de document.
Exemplu de prelucrare a documentelor de intrare
NVA "Kn³zhny House" ONG "Casa de carte"
Tal. (0172) 32-18-96 tel. (0172) 32-18-96
fax (0172) 32-18-97 Fax: (0172) 32-18-97
RR 3041223650029 ¢ Garadskoy dyrektsyi RS 3041223650029 în Direcția orașului
BC „Belb³znesbank“ cod 739 BC „Belbusinessbank“ cod 739
La № _________ ___________ Directorul Iad
Pe un Perovic VL internațional
Book Exhibition Street. Kropotkina 57
Faceți o cerere și să se pregătească
o listă a publicațiilor noastre
Buna Vyacheslav Leonidovich!
Din moment ce compania dvs. a fost emiterea de literatura de profil corespunzător, vă invităm să luați parte la expoziția noastră.
Apendice: 1 litru. 1 exemplar.
Director al ONG Semnătura GM Breger
Vertinskii 232 51 38
Înregistrează-a documentelor de ieșire
documentele de ieșire pregătite de organizație și care urmează să fie trimise după înregistrarea corectă și semnarea capului sunt înregistrate central într-un jurnal de înregistrare de înregistrare și de control carnete de serviciu preșcolar sau documente de ieșire.
Indicele de pe documentul de ieșire este pus în cele două etape.
Inițial, artistul care a pregătit proiectul de document înainte de depunerea acestuia la semnătura capului aplice pe acesta indicele unității structurale și numărul de caz al nomenclaturii, care va conține o copie a documentului original, de exemplu: № 5-14. După semnarea documentului este trimis la serviciul de POC, în cazul în care acesta este înregistrat, iar indicele se adaugă la numărul de serie al documentelor de ieșire, de exemplu: № 5-14 / 346. Numerele ordinale sunt puse pe documente comanda brut în anul clericală, indiferent de modul în care diviziunea structurală a elaborat un document în care caz va fi suturate. De exemplu, un document care își încetează activitatea, elaborat de departamentul de contabilitate, vor primi indicele 6-15 / 345 (6 - indicele de contabilitate, 15 - numărul cazului în departamentul de contabilitate, care va conține o copie a documentului de ieșire), urmând un document pregătit de către departamentul de personal, obține indicele de 5- 14/346 (5 - indicele departamentului de personal, 14 - numărul cazului în departamentul de personal, care va conține o copie a documentului de ieșire), etc.
Înregistrare a documentelor de ieșire pot avea caracteristici în funcție de faptul dacă documentul este un răspuns sau o inițiativă. documente de ieșire și răspunsurile sunt încurajați să se înregistreze pe aceleași cărți ca și documentele primite cererile. În acest caz, indicele document de înregistrare original va indexa cazul în conformitate cu nomenclatura, care va fi capsat copie a documentului de ieșire, precum și numărul de înregistrare de serie al primirii documentului, care a produs un răspuns (preluat din ștampila de înregistrare). Este scris în coloana „Nota privind executarea documentului“ RSC informații despre documentul-răspuns.
Luați în considerare exemplele de procesare a documentelor de răspuns de ieșire la scrisoarea, citat în exemplul anterior, și umple-l RSC.
Design Exemplu de răspuns de ieșire documente
TAA "Publ³tsyst" SRL "publicist"
Tal. (0172) 68-66-17 tel. (0172) 68-66-17
fax (0172) 04.02.69 Fax: (0172) 02/04/69
RR 3041223650920 la Garadskoy dyrektsyi RS 3041223650920 în Direcția orașului
BC „Belb³znesbank“ cod 937 BC „Belbusinessbank“ cod 937
ONG „Casa de carte“
Pe Participarea la International Dl Breger GM
Book Fair Street. Yakub Kolas, 55,
Buna Herman Maksimovic!
Vă mulțumesc pentru invitația de a participa la Târgul Internațional de Carte, organizat de compania dumneavoastră. „Publicist“ SRL este gata să prezinte la expoziție o serie de publicații care au primit laude de mare unii experți belorumynskih și instituții științifice românești și universități.
Ne așteptăm propunerile dumneavoastră privind condițiile și modalitățile de expoziție.
Apendice: 1. Cererea de participare la 1 litru. 1 exemplar.
2. Lista publicațiilor de „publicist“ pentru afișare la expoziția privind
Director Semnătură VL Perovic
Roan 268 66 15
În cazul în care documentul de ieșire este proactiv, acesta va fi înregistrat pe un card separat. În plus, în funcție de sistemul de management al documentelor adoptat pe carduri separate i se permite să se înregistreze și documentul răspunsuri, dar în acest caz, este necesar să se completeze copii suplimentare ale PKK pe documentele de ieșire și răspunsurile.
În aceste cazuri, documentul de ieșire codul de înregistrare va consta dintr-un nomenclator indice de caz și numărul de serie al documentului de ieșire. Astfel, în acest exemplu, documentul de răspuns va răspunde la numărul de serie nu este de 57, dar, de exemplu, 101. Prin urmare, indicele documentului de ieșire nu va fi 1-18 / 57 și 1-18 / 101.
Inițiativa RSC pentru documentele de ieșire coloana (cereri) „marcaj privind executarea documentului“ se completează după primirea scrisorii de răspuns sau alte informații relevante cu privire la punerea în aplicare a documentului. În cazul în care nici un răspuns este așteptat în coloana corespunzătoare sunt scrise cuvintele „În cazul“, cu adăugarea cazului în conformitate cu nomenclatura indicelui, care va fi capsat copie a documentului de ieșire.
Fiecare document proactiv, care necesită un răspuns, umplut, de obicei, o instanță RSC, care este plasat în card indicele de referință. În cazul în care documentul este preluat sub control special, este umplut cu o copie suplimentară a PKK, care este plasat într-un fișier de card de control la data de așteptat primirii răspunsului (inițiatorul documentului marchează data pe copii, dacă nu este specificat în text).
Informații despre documentele, răspunsurile sunt înregistrate pe un card pe care au fost înregistrate cererile documente relevante.
În mod similar, grafice pline jurnal de documente de ieșire. De exemplu:
Data și indicele documentului
În cazul în care numărul de înregistrare documentul forma revista de serie al documentului de ieșire va fi întotdeauna independent și care nu au legătură cu numărul de ordine primire.
După înregistrarea prima copie a documentului trimis corespondentului ieșire la destinație, precum și o copie (numită o vacanță) este depusă în cazul corespunzător. Împreună cu o copie a documentului care își încetează activitatea în cererea de documente de caz este activată (în cazul în care documentul de ieșire este un răspuns) sau document de răspuns (în cazul în care documentul de ieșire a fost ambițios și este necesar un răspuns în scris).
Înregistrarea documentelor interne
Reguli de înregistrare a documentelor interne variază în funcție de tipul de document.
Celelalte documente interne cele mai importante (memorii, certificate, etc.) sunt înregistrate în mod general, de aceleași reguli ca și documentele de ieșire. jurnal separat, pot fi menținute pentru înregistrarea acestor documente sau le, într-o cantitate foarte mică, pot fi înregistrate într-o singură revistă cu documente de ieșire (aproximativ instrucțiuni cu privire la munca de birou pentru a stabili o formă unitară de jurnal a documentelor de ieșire și interne).
AE Rybakov, șeful legal, personalul lucra imezhdunarodnyh Comitetului pentru relații despre arhivele și Records Management de la SoveteMinistrov Republica Belarus, Ph.D.