Invitație la întâlnirea ar trebui să fie trimise cât mai curând posibil, chiar și în cazul în care sa ajuns la un acord preliminar cu privire la aceasta. Acesta este - un semn că ești o mare valoare pe timpul partenerilor lor și respectarea lor de muncă.
Atunci când este primit confirmarea, specificați numărul de membri ai delegației care vine la tine. Este mai bine dacă vi se va da o lista invitaților care indică poziția și zonele supravegheate. Componența delegației sale de a ridica în conformitate cu această listă, numărul ar trebui să fie aproximativ la fel ca și oaspeții de delegare. Vorbiți cu invitații, limba pe care o preferă să comunice și să aibă grijă de un interpret pentru el însuși, chiar dacă oaspeții vor veni cu interpretul său.
Aflați mai multe despre zona de responsabilitate și competență fiecăruia dintre oaspetele tău. Partenerii străini sunt, de obicei, să respecte cu strictețe foarte lanțul oficial de comandă, așa că trebuie să aibă o înțelegere clară a ceea ce emite autorizat pentru a discuta un anumit invitat.
Se prepară și sunt de acord asupra unei liste de întrebări pe care va trebui pentru a discuta. Adunați toate materialele și documentele care pot fi necesare. Decide ce documente vor fi semnate pe rezultatele negocierilor, și să discute, în care acestea vor fi efectuate modul: durata, pauze.
Alegeți o cameră confortabilă cu vedere numărul celor prezenți la ședință. Fiecare dintre ele ar trebui să fie un loc unde el poate găzdui confortabil, pentru că între pauzele trebuie să stea timp de câteva ore. Asigurați-vă că, în timpul reuniunii de ceai, cafea, biscuiți, și pe mese erau pahare și apă minerală. Dacă nimeni nu va fi împotriva, nu uitați să pună scrumierele.
Nu ar trebui să arate oaspeții pentru tine, atunci când acestea se vor apropia de locul de întâlnire. În holul clădirii în care trebuie să se întâlnească pe cineva și petrece în cameră, care va fi negociat.