Cea mai importantă sarcină a secretarului - descărcarea capului, ajuta la alocarea rațională a acestei resurse, ca timp. timpul pierdut nu pot fi returnate, pentru a compensa, crește zi. Dar secretarul ar trebui să ajute supraveghetorul de a utiliza în mod eficient timpul său. Prin urmare, sarcinile secretarului, sunt inseparabile de cap a sarcinii.
Secretarul este obligat să descarce capul tipurilor de pregătire, tehnice și individuale de muncă actual de organizare, pentru a elibera timpul activității de creație, în mare măsură facilitează activitatea sa administrativă. În acest scop, secretarul trebuie să știe rutina de zi cu zi a capului și să aibă o idee clară despre planurile sale pentru următoarea săptămână, lună, trimestru. Deoarece datoria secretarului de a monitoriza punerea în aplicare a acestor planuri, să organizeze și să amintesc viitoarea reuniune, întâlniri, negocieri, rapoarte, etc. și planul de secretar al zilei depinde de capul de operare a planurilor. La organizarea timpului de lucru secretar lor vine în principal din ierarhia importanței timpului și provocările cu care se confruntă liderul.
Secretar al planului de lucru complet independent de acesta, deoarece este legată de modul de funcționare a capului - servicii de întâlnire, primirea de vizitatori, hârtiile pentru capul de la semnarea acestora etc.
Dar, secretar de responsabilitate pentru munca sa de zi cu zi, el trebuie să efectueze: o doză zilnică de dimineață de corespondență, prelucrare, fișete control de gestiune, aspectul documentelor în cauză, etc. Aceste recurente de zi cu zi, locuri de muncă săptămânale și lunare și vor fi incluse în baza planului de lucru personal al secretarului.
Planul de o zi de lucru specifice, a înregistrat prima evenimente recurente, cum ar fi:
ordinii la locul de muncă a capului;
Pregătirea pentru activitatea de locul său de muncă;
procesarea faxurilor primite, e-mail-uri și alte corespondențe;
raportează șefului afacerilor curente, clarificarea planului său de lucru.
Este mai bine, dacă este de acord cu capul de un anumit timp în fiecare zi pentru semnarea documentelor pe care le primesc personalul închisorii, etc. Acest lucru nu va simplifica doar activitatea capului, dar, de asemenea, să faciliteze planificarea secretarului zilei de lucru. În planificarea ziua curentă, trebuie să ia în considerare timpul și pregătirea evenimentelor viitoare în alte zile.
La sfârșitul secretarului de zi a proceselor și a trimite corespondență de ieșire și timpul de sfârșit, prezintă activitățile pentru mâine.
În acest caz, în cazul în care capul este necesar să se lucreze după sfârșitul zilei, secretar, în acord cu ea poate părăsi numai după ce managerul va furniza toate informațiile necesare.
Înainte de a pleca, secretarul este necesară pentru a elimina toate documentele, aproape de cheie în condiții de siguranță și dulapuri și ordine în zona de lucru. Trebuie să dezactivați hardware-ul de rețea, cu excepția primirea și transmiterea informațiilor, în modul de așteptare (mașină, fax, modem, etc telefonic).