Document atribute fiecare partener sunt foarte diverse. În același timp, este posibil să se aloce un total de atribute care sunt găsite în aproape toate organizațiile. Mai mult decât atât, aceste atribute comune sunt oarecum diferite de toate tipurile de documente de birou.
Atribute generale documente
Principalele atribute ale documentelor de birou sunt:
1. Numărul de înregistrare al documentului. Acest număr unic permite să se refere la documentul care a trecut prin birou. Structura numărului de înregistrare poate fi diferit pentru documentele de ieșire, intrare și interne. Structura numărului de înregistrare este determinat în fiecare organizație, în mod independent.
2. Document sursă (contraparte). Se specifică modul în care este primit documentul. Pentru documentele de intrare este o organizație de terță parte, pentru documentele interne și de ieșire ea sau de divizare sau o anumită persoană din conducerea companiei.
3. Documentul executiv. Acesta indică angajații companiei însărcinate cu executarea acestui document sau care a elaborat acest document (pentru ieșire și interne). Document Artist este întotdeauna unul și numai unul. Uneori, există două instrumente interpreți (pentru performanțe pe termen lung a documentelor la schimbarea personalului întreprinderii).
4. Codul de document în conformitate cu nomenclatura de afaceri întreprindere. Acest atribut atribuie documentul la un anumit interval de întrebări standard care urmează să fie decisă acum în operațiunile sale. Gama de cazuri - este o listă formală a afacerilor companiei, care este aprobat în prealabil pentru o anumită perioadă de timp (de obicei un an). La începutul acestei nomenclatură a fost destul de statică, în condiții moderne nomenclatorul afacerilor este un document extrem de dinamic, care poate fi actualizat de 1-4 ori pe an.
Atributele, în funcție de tipul documentului
În plus, documentele pot avea atribute care sunt specifice pentru acest tip de document.
· Documentele primite sunt, în plus față de atributele de bază ale unui alt:
· Controlul timpului de execuție. Acest atribut este luat fie direct din documentul de intrare (în cazul în care acesta poate fi specificat), sau tipul documentului de intrare, care definește termenii răspunsului la anumite documente de intrare (de exemplu, declarația cetățenilor pentru cetățenia URSS ar trebui să fie revizuite în termen de 6 luni de la data depunerii cerere la secția consulară).
· Controlul persoana. De obicei, aceasta este una dintre primele persoane ale întreprinderii, care atribuie un anumit document artist și a pus rezoluția „Cu privire la raportul de performanță“ Acest atribut este pus nu pe toate documentele primite, dar numai pe cele mai importante responsabile. Fa un argument nu este gol, face necesară în cazul finalizării prelucrării documentului pentru a trimite mesaje de la trecerea documentului corespunzător subiectului.
· Documente interne, în plus față de atributele standard pot avea mai multe următoarele:
· Lista unităților de afaceri pentru a revizui.
· Inspecția de control sau o perioadă de execuție.
· Lista artiștilor ale documentului.
· Documente de ieșire au următoarele atribute suplimentare:
· Bază de hârtie. Acest atribut este întotdeauna acolo, deoarece documentele de ieșire sunt generate întotdeauna pe baza, sau prin introducerea sau intern.
· Verificați dacă un răspuns. Acest atribut este rar și nu toate organizațiile.
În anumite organizații, aceste atribute pot fi purtate de nume diferite, sau pentru a adăuga atribute suplimentare, de multe ori un număr mare. Dar atributele enumerate mai sus sunt prezente în toate birourile întreprinderilor.