Document atribute fiecare partener sunt foarte diverse. În același timp, este posibil să se aloce un total de atribute care sunt găsite în aproape toate organizațiile. Mai mult decât atât, aceste atribute comune sunt oarecum diferite de toate tipurile de documente de birou.
1. Documentul de bază atribute:
# 45; Numărul de înregistrare al documentului. Acest număr unic permite să se refere la documentul care a trecut prin birou. Structura numărului de înregistrare poate fi diferit pentru documentele de ieșire, intrare și interne. Structura numărului de înregistrare este determinat în fiecare organizație, în mod independent.
# 45; documentul sursă (contraparte). Se specifică modul în care este primit documentul. Pentru documentele de intrare este o organizație de terță parte, pentru documentele interne și de ieșire ea sau de divizare sau o anumită persoană din conducerea companiei.
# 45; Executiv responsabil al documentului. Acesta indică angajații companiei însărcinate cu executarea acestui document sau care a elaborat acest document (pentru ieșire și interne). Document Artist este întotdeauna unul și numai unul. Uneori, există două instrumente interpreți (pentru executare pe termen lung a documentelor prin schimbarea structurii de personal a întreprinderii).
# 45; Codul de document în conformitate cu nomenclatura de afaceri întreprindere. Acest atribut atribuie documentul la un anumit interval de întrebări standard care urmează să fie decisă acum în operațiunile sale. Gama de cazuri - este o listă formală a afacerilor companiei, care este aprobat în prealabil pentru o anumită perioadă de timp (de obicei un an). La începutul acestei nomenclatură a fost destul de statică, în condiții moderne nomenclatorul afacerilor este un document extrem de dinamic, care poate fi actualizat de 1-4 ori pe an.
2. Atributele depind de tipul de document.
Documentele pot fi atribute care sunt specifice pentru acest tip de document. De exemplu, documentele de intrare sunt, în plus față de atributele de bază ale unui alt:
# 45; timp de execuție de control. Acest atribut este luat fie direct din documentul de intrare (în cazul în care acesta poate fi specificat), sau tipul documentului de intrare, care definește termenii răspunsului la anumite documente de intrare (de exemplu, declarația cetățenilor pentru cetățenia URSS ar trebui să fie revizuite în termen de 6 luni de la data depunerii cerere la secția consulară).
Documentele interne, la rândul său, în plus față de atributele standard pot avea următoarele:
# 45; Lista unităților de afaceri pentru a revizui.
# 45; Perioada de referință de control sau de execuție.
# 45; Lista interpreților de instrumente.
documente de ieșire au următoarele atribute suplimentare:
# 45; Bază de hârtie. Acest atribut este întotdeauna acolo, deoarece documentele de ieșire sunt generate întotdeauna pe baza, sau prin introducerea sau intern.
# 45; lista de discuții.
# 45; Timpul de răspuns de control. Acest atribut este rar și nu toate organizațiile.
În anumite organizații, aceste atribute pot fi purtate de nume diferite, sau pentru a adăuga atribute suplimentare, de multe ori un număr mare. Dar atributele enumerate mai sus sunt prezente în toate birourile întreprinderilor.
Toate documentele care trec prin biroul, sunt documente legate, în sensul că cele mai multe dintre ele se referă la alte documente. Cazul cel mai tipic este documentul de intrare, care dă aproape întotdeauna naștere la o ieșire corespunzătoare.
Fără legături, ca atare, pot apărea numai în interiorul și de intrare a documentelor. Mai mult decât atât, documentele de intrare pot fi datorate atât la ieșire, ceea ce duce la apariția lor și pe de altă intrare. Toate documentele legate de sistemul de management al documentelor, precum și sistemul de monitorizare a performanței (ambele aparțin aceleiași lucrări). În acest sens, au existat unele duplicarea de conexiuni.
Conectarea în cele mai multe cazuri, concepute în conformitate cu principiul: „master-slave“. Uneori există comunicări non-direcționale care combină documentele aferente (documente pe aceeași temă).