Documente: caracteristici și clasificare
Delovodstvo (delovedenie) - această documentație și organizarea de lucru cu documente, care se imperechere forme, metode, tehnici și metode de detenție și studiul lor.
Termenul modern de „întreținere documentară a managementului“ este tehnologia informației o parte integrantă din modernă delovodstva de organizare.
Rădăcina documentației este un document - informații fixat pe un purtător de material cu articole care fac posibil să-l identifice.
Media - este un obiect material, care este folosit pentru a repara și să-l mențină pe informațiile de limbă, sunet și imagine, inclusiv într-o formă modificată.
În plus față de hârtie, utilizate și new media - benzi magnetice, dischete, CD-uri, memorii flash, care fac posibilă utilizarea tehnologiei moderne și instrumente automate.
Documentația - proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe suport de hârtie sau alte suporturi, care asigură valabilitatea acesteia.
Forța juridică - capacitatea unui document oficial, cu condiția să-l de legislația în vigoare, autoritatea competentă care a eliberat, și o procedură bine stabilită pentru finalizarea acestuia. Valabilitatea juridică a documentului este prevăzut pentru fiecare set de documente varietate de detalii și complexe - părți componente obligatorii ale încheierii documentului.
Standard de stat stabilit nu numai compoziția detalii, dar zona, și secvența de locația lor pe document. detalii copulație și aspectul documentului lor de a constitui o formă
Prezență oferă o documentație formă și documentare comunitară comună, atât în cadrul unei singure instituții, cât și în ansamblu în țară.
Funcțiile generale ale documentului se numără:
Informații - orice document creat pentru a stoca informațiile, ca și necesitatea de a remedia problema - motivul pentru încheierea documentului.
Comunicativ - documentul este un mijloc de comunicare între părțile componente individuale ale funcționarului, structurile publice (instituții, agenții, firme și altele asemenea).
Cultura - documentul este un mijloc de capturare și transmitere a tradițiilor culturale, cel mai bine este de a urmări semnificative set de documente (știință și tehnologie), care afișează nivelul de dezvoltare științifică, tehnică și culturală a societății.
Funcțiile specifice ale documentului se numără:
Management - documentul are un instrument de gestionare; această caracteristică este inerentă într-o serie de documente specifice (planificare, raportare, organizatorice și prescriptive, și altele.), care prevăd, în scopul de a realiza sarcina de control.
Juridic - documentul este un mijloc de consolidare și modificări ale legii și raporturile juridice în societate; Această caracteristică este esențială în reglementările legislative și juridice care creează pentru asigurarea statului de drept și a raporturilor juridice, precum și orice alte documente care devin funcția legală a timpului (pentru utilizare ca un argument judiciar).
Istoric - în cazul în care documentul este o sursă de informații istorice cu privire la dezvoltarea societății; Această funcție ia pe o anumită parte a documentelor numai după ce acestea îndeplinesc rolul lor efectiv operațional și du-te la o arhivă pentru păstrarea în siguranță.
Orice document este o parte componentă a sistemului de documente relevante.
sistem de documentare - un dispozitiv de cuplare (comune) anumite documente, simptome interconectate de origine, de destinație, tipul, domeniul de activitate și singurele cerințe la încheierea lor.
Documente oficiale (oficiale), în funcție de aplicație și funcționarea acestora este împărțit în administrative, științifice, tehnice (proiectare), tehnologie, de fabricație, și altele. Dar numai documente administrative oferă facilități de gestionare a comenzilor, atât în întregul stat, și într-o organizație separată. Complexul principal al întregii documentații sunt:
- informații de referință și referințe analitice documentare;
- documentația privind personalul (HR);
- documentele financiare (contabilitate și raportare);
- documentarea logisticii;
- documentația de documentare și informare susținerea activităților instituțiilor.
Cu excepția cazurilor în care se, există (departamentale) înregistrări de specialitate, care afișează activitatea unor instituții (medicale, militare, de teatru, etc ..).