Termenul „clasificare“ (classik Latină -. Categoria, grup) este cel mai des folosit în același timp, în valoarea procesului, și în sensul rezultatului.
Pentru a distinge procesul de clasificare și rezultatul acesteia sunt invitați să folosească doi termeni: „clasificare“ și „clasificare“.
Clasificarea documentelor - optimizarea procesului sau distribuirea documentelor pentru clasele pentru a reflecta relația dintre ele și elaborarea unui sistem de clasificare.
Clasificarea documentelor - un sistem de subordonare, care este utilizat ca un mijloc de a stabili legături între clasele de documente, precum și orientarea în diversitatea lor. structura de clasificare este reprezentat de obicei ca un tabel sau diagramă.
Clasificarea este una dintre metodele de cunoaștere. Fara este imposibil de a studia diversitatea tipurilor de documente, să le organizați, să se stabilească diferențele dintre tipurile de documente alocate pe diferite motive. Compilat corect o clasificare cuprinzătoare reflectă tiparele de dezvoltare a documentelor relevă conexiunile dintre ele, ajută să se orienteze în oricare dintre seturile lor, servește ca bază pentru ordonarea lor. Clasificarea este importantă pentru teoria de management de înregistrare și activități practice document de comunicare.
Clasifică documente - mijloace pentru a efectua o mai multe etape, diviziune ierarhică și dihotomică în clase, specii, subspecii, varietăți. Clasificarea a pus întotdeauna cea mai importantă caracteristică a documentului corespunzător clasificării țintei.
Ierarhie - amplasarea documentelor în ordine de la cea mai mare la cel mai mic. În consecință, dispunerea ierarhică a documentelor după cum urmează: Document -> ediție -> publicarea non-recurente -> carte.
Documentele sunt clasificate în funcție de tipul de componente de informații, activități, originea, destinația, locul de pregătire, numele, numărul de reflecții în ele întrebări, termeni de performanță și de depozitare, gradul de autenticitate, precum și tehnica de a crea o serie de alte caracteristici.
Documentele sunt clasificate în funcție de tipul de informație este după cum urmează:
- cu personalul;
- actele normative ale autorităților superioare;
- Modelul (reflectând același tip de probleme de producție și de management, realizate în conformitate cu modelul de model, etc);
Conform conținutului (din valoarea problemelor reflectate):
- simplu (o întrebare);
- complexe (două sau mai multe, de exemplu, procesul-verbal al ședinței).
- documente oficiale (oficiale) reflectă activitățile instituțiilor vine de la numele lor sau de funcționari din aceste instituții, și proiectate și certificate în modul prescris;
- personale (compilate de către persoane (de exemplu, cereri, reclamații, scrisori)).
Prin locul de origine:
Pe termen de valabilitate:
- depozitare temporară de peste 10 ani;
- depozitarea temporară de până la 10 ani.
În conformitate cu termenii de performanță (în termeni de maturitate):
- Urgent (foarte urgent), care necesită punerea în aplicare extraordinară, imediat, se reflectă în forma unei rezoluții;
- non-urgente (perioada de executare este determinată de cerințele generale pentru fiecare tip de document, de exemplu, reclamații - nu mai mult de o luna, aprobarea documentului - nu mai mult de 2 săptămâni);
În funcție de gradul de transparență:
- Restricționate (secrete de stat (clasificate ca „secret“, „Top Secret“, „importanță deosebită“), documentele confidențiale (gâtul nu este definit în legislație: acesta poate fi un „secret comercial,“ Confidențial „“ secret comercial confidențial «» date cu caracter personal“, etc), PAL - doar pentru uz intern) .;
Conform tehnicii de a face documentele sunt scrise de mână, dactilografiată sau tipografic
Prin mijloace de fixare (tehnica de creare):
- manuscris () documente scrise (text, crearea mărcilor care sunt aplicate litere de mână);
- tastare (redactare de documente (text), crearea mărcilor care scrisoare sunt aplicate prin mijloace tehnice);
- vizual (conțin informații exprimate printr-o imagine a unui obiect);
- grafica (documente pictoriale în care imaginea obiectului este primit prin linii de lovituri de lumină și umbră: desene, diagrame, desene);
- imprimare (text, documente imagini, reprezentarea grafică realizate în presa de imprimare);
- Audio-vizuale (și audio conțin informații pictoriale);
- documente de film (documente vizuale sau audiovizuale create mod cinematografic);
- fotografii, documente (vizuale create de text). fotografic
Conform etapelor de creare a documentelor (prin gradul de autenticitate)
- original (original) - prima copie a documentului devine valabil;
- copie - reproducerea exactă a originalului cu marca în colțul din dreapta sus al „Copy“, copiile pot fi valabile, în cazul în care creați respecta toate formalitățile prevăzute pentru document;
La locul documentului:
- internă creată în instalație și utilizate în interiorul acestuia;
- externă (intrare), primite de la alte organizații și persoane;
- care își încetează activitatea, a început în organizație și a trimis organizațiilor externe.
Lucrarea distinge administrativă (munca de birou general) și documente speciale.
- organizatorice (poziția (unități, instituții), statute, descrieri de locuri de muncă, regulamente interne, personal.);
- administrative (decrete, ordonanțe, ordine, instrucțiuni, decizii), instrucțiuni de siguranță;
- referință și informații (scrisori, memorii și explicative note, certificate, protocoale, acte, sondaje, rapoarte, liste).
Pentru a înregistra documente speciale legate de păstrare, care sunt specifice pentru fiecare dintre funcțiile specifice de gestionare (transport, comunicații, statistici, drept, afacerile militare și așa mai departe. D.).