Rețineți că, întrebat despre cum să pună în aplicare un sistem de management de proiect în organizație, clientul implică adesea problema modului de a evita eșecurile în punerea în aplicare a sistemului.
Această întrebare este destul de firesc, atunci când este vorba de angajații unei organizații, în care nu a fost niciodată folosit un astfel de sistem. Mai mult decât atât, printre nou-veniții pot fi distinse directori care au deja experiență în planificarea proiectului cu utilizarea de formulare pe hârtie și doresc să automatizeze aceste proceduri.
Cu toate acestea, odată cu proliferarea sistemelor de management de proiect în România, am fost din ce în ce se confruntă cu o situație în care această problemă suntem abordați de companii sunt deja încearcă să pună în aplicare un sistem de gestionare a proiectelor (de obicei, cu un succes limitat). Uneori, există organizații care au încercat mai multe pachete diferite pentru managementul de proiect și nu a găsit printre ei potrivite.
Este interesant faptul că întrebările noastre cu privire la motivele pentru eșecul încercărilor de a utiliza un pachet special, numit suspect de multe ori absența sau punerea în aplicare necorespunzătoare a oricărei funcții din sistem. Cu toate acestea, câteva întrebări simple despre criteriile utilizate pentru a selecta pachetul, și o cerere pentru a arăta sarcinile pentru planul de implementare a sistemului la nivelul organizației pentru a identifica alte cauze ale eșecului. Directori doresc să găsească un program care să pună în aplicare în sine și a câștigat organizarea lor.
În aproape toate cazurile, orice plan de a pune în aplicare sistemul pur și simplu nu a existat.
Este necesar să se amintească povestea clasică a cizmarului fără pantofi. Cumpărarea unui sistem de planificare și management de proiect, manageri uita că punerea în aplicare a sistemului, ceea ce implică un proces de management al schimbării (uneori semnificative) în organizație, de asemenea, necesită o abordare sistematică, inclusiv planificarea activității complexe și să monitorizeze punerea în aplicare a acestora. Cu alte cuvinte, pentru a începe dezvoltarea sistemului de management de proiect într-o organizație este cel mai bine pentru a dezvolta un plan de lucru pentru punerea în aplicare a sistemului.
Este posibil să se formuleze unele dintre cele mai frecvente erori de planificare introducerea unor sisteme de management de proiect, care sunt motivele pentru eșecul de dezvoltare a unor astfel de sisteme:
- Obiectivele proiectului și rezultatele așteptate nu sunt determinate în prealabil sau nu în totalitate. limite de timp stricte, nerăbdarea sau lipsa de coerență de management nu își poate permite să realizeze obiectivele proiectului în întregime.
- Am de gând să opereze toate funcțiile pachetului de management de proiect la un moment dat. Punerea în aplicare a sistemului de gestionare a proiectelor în deplină pot include utilizarea unui număr de noi tehnologii (cum ar fi instalarea unei rețele globale de informații și de date de baze de date client-server), precum și punerea în aplicare a diferitelor funcții pot afecta performanța diferitelor podrazeleny și specialiști (de exemplu, diferite departamente trebuie să fie implicate pentru a sprijini fluxul de informații în punerea în aplicare a temporare, resursele și tipurile de costuri de planificare de lucru). Toate acestea pot duce la complicații considerabile a proiectului și face dificilă stabilizarea funcționării întregului sistem.
- traducerea întregii planificare organizației de a folosi sistemul pentru a gestiona proiecte. Este ca și cum încercarea de a lega o dată toți angajații unei organizații mari într-o rețea locală în loc de a efectua racordarea utilizatorilor în mod constant departament de departament.
Astfel, unele linii directoare generale pentru punerea în aplicare a software-ului pentru managementul de proiect includ sleuyuschie:
- Decide ce vrei de noul sistem. Discutați rezultatele așteptate de la punerea în aplicare a sistemului pentru toți cei interesați, la diferite niveluri de management în organizație (ca și cu utilizatorii direcți ai sistemului și cu utilizatorii / furnizorii de informații în sistemul).
- Planul de punere în aplicare consecventă în utilizarea funcțiilor de planificare și control de la simplu la complex. Se recomandă să se înceapă cu planificarea și controlul calendarul, atunci funcțiile de planificare a resurselor de master, și numai apoi se trece la planificarea și controlul valorii. Pentru integrarea sistemului de management de proiect cu alte sisteme mai bune pentru a muta după utilizarea procedurii de funcțiile sale principale sunt stăpânite.
- Planul de implementare a sistemului departamental. Mai bine să înceapă cu un departament mic, având suficient de personal calificat. Trebuie amintit faptul că fiecare organizație are mai mult personal interesat de utilizarea noilor sisteme de automatizare și mai capabili în dezvoltarea lor. Mai bine pentru a începe este cu ei. După ce a primit primul grup de utilizatori care au însușit sistemul, puteți continua să se răspândească tehnologia pentru alte departamente din organizație. Atunci când sistemul începe să lucreze într-adevăr în organizație, adversarii săi vor trebui să utilizeze aceeași mișcare în rândurile utilizatorilor. Este important să se asigure că șefii de departamente sunt conștienți de planurile de introducere a unui nou sistem și să acționeze în conformitate cu planul.
Desigur, aici suntem doar câteva sfaturi cu privire la punerea în aplicare a software-ului pentru managementul de proiect. Gradul de utilizare a unor astfel de sisteme în diferite organizații pot varia semnificativ.
Complexitatea sarcinilor de punere în aplicare depinde de mărimea organizației, structura de management existente și gradul de automatizare, scara și tipul proiectelor, gradul de implicare în managementul de proiect a organizațiilor externe.
Cu toate acestea, chiar și în situații relativ simple, planul de implementare poate fi crucială pentru intrarea sa în funcționarea reală. Cel mai important rol al abordării proiectului la dezvoltarea sistemului este că vă permite să implice potențialii utilizatori ai sistemului într-o singură echipă de proiect și, astfel, a obține sprijinul lor. Acesta oferă o șansă de a reuși în organizarea implementării sistemului.