fluxuri de lucru SharePoint - gata de lucru mini-aplicatii care automatizează o gamă largă de procese de afaceri. Fluxuri de lucru variază de la colectarea de semnături, comentarii și aprobare a documentului plan sau pentru a urmări starea curentă de tratamente de zi cu zi. Pentru a economisi timp și efort și transfer de uniformitate și eficiență pentru sarcini care pot fi efectuate în mod regulat sunt fluxuri de lucru SharePoint.
Ce este fluxurile de lucru SharePoint?
Toți știu ce, probabil, o diagramă bloc. Aceasta este o schemă logică a procesului din care este clar ce se întâmplă în fiecare etapă.
proces automat de lucru SharePoint seamănă cu o diagramă bloc care reduce costurile forței de muncă și elimină presupunerile și intamplarea în fluxurile de lucru standard.
De exemplu, ia în considerare procesul de aprobare a documentului prezentat în figură. Atunci când face manual, necesită inspecții periodice, urmărirea, transferul documentelor și trimiterea memento-uri, și de a face acest lucru ar trebui să fie pentru tine personal sau colegii. Astfel, ar trebui să facă o mulțime de muncă în plus și că este și mai important, în mod constant distras.
Porniți SharePoint flux de lucru ușor. Selectați fluxul de lucru dorit, selectați opțiunile corespunzătoare, iar restul se va face fluxul de lucru. În acest proces de lucru în orice moment pentru a anula sau termina.
Ce procese pot fi automatizate cu ajutorul unor fluxuri de lucru SharePoint?
Fiecare tip de flux de lucru a inclus acționează ca un șablon. Adăugarea unei versiuni a fluxului de lucru pentru o singură listă sau o bibliotecă, sau pentru o întreagă colecție de site, specificați setările pentru această versiune a modificărilor necesare prin rularea formei. Aceste setări și opțiuni includ un flux de lucru atribuie sarcini, termene pentru sarcini, cum ar fi fluxul de lucru poate fi pornit, de către cine și când, instrucțiunile care urmează să fie incluse în notificare de activitate, și așa mai departe. D.
Notă: fluxurile de lucru implicite „aprobare“, „Colectarea feedback-ului“ și „Signature Collection“ nu sunt activate și nu apar în Selectați un șablon de flux de lucru în formă de comunicare. Deci, ele pot fi folosite, administratorul site-ului trebuie să le activeze la nivel de colectare a site-ului.
Există cinci tipuri de fluxuri de lucru predefinite.
Adoptarea (direcția unui document sau un element de aprobare sau de respingere)
Aprobarea fluxului de lucru trimite un document sau un alt element care persoanele desemnate pentru aprobare sau de respingere a acestora. flux de lucru de aprobare pot fi de asemenea folosite pentru a controla conținutul de aprobare într-o listă sau o bibliotecă. Pentru mai multe informații și pentru a obține instrucțiuni pas cu pas și să vedem totul despre fluxul de lucru aprobare.
Se colectează feedback-ul (direcția unui document sau element pentru recenzii de utilizator)
Fluxul de lucru a colecta feedback-ul trimite un document sau un alt element atribuit utilizatorilor pentru feedback-ul lor. Fluxul de lucru a colecta feedback-ul unește toate comentariile și sugestiile participanților la proprietarul fluxului de lucru, precum și înregistrări ale procesului de revizuire. Pentru mai multe informații și instrucțiuni pas cu pas, a se vedea toate procesele de lucru de colectare a feedback-ului.
Colectarea semnăturilor (direcția documentului, carte sau formular pentru a obține o semnătură digitală)
Procesul de lucru de colectare a semnăturilor rutelor de un document Microsoft Office pentru persoanele desemnate pentru semnăturile lor. Vă rugăm să rețineți că procesul de lucru de colectare a semnăturilor funcției numai cu documente Word, Excel cărți și formularele InfoPath. Pentru mai multe informații și instrucțiuni pas cu pas, vezi tot despre lucrul procesul de colectare a semnăturilor.
Trei-stat flux de lucru (problema de urmărire, proiect sau activitate trei etape sau faze)
proces în trei etape pentru lucrul de stat de urmărire element listă utilizând cele trei stări (faze). Acesta poate fi utilizat pentru gestionarea proceselor de afaceri, care necesită organizații pentru a urmări un număr mare de întrebări sau elemente - probleme de suport, vânzări conduce, și sarcini de proiect, de exemplu.
Cu fiecare trecere de la o etapă la alta activitate flux de lucru este atribuită utilizatorului, care este trimis la notificare prin e-mail. După sarcină fluxul de lucru actualizează elementul de stare, și trece la pasul următor. flux de lucru cu trei de stat este proiectat pentru a lucra cu o listă șablon de „urmărire Issue“, dar poate fi folosit cu orice listă care conține coloana „Select“, cu trei sau mai multe valori.
Cine va avea posibilitatea de a adăuga și a alerga fluxuri de lucru SharePoint?
Pentru a adăuga sau a începe procesul, utilizatorul trebuie să aibă permisiunile corecte pentru a lucra cu o listă, bibliotecă, sau o familie de site-uri web pentru care procesul se execută.
Adăugarea de flux de lucru În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea de a gestiona liste pentru a adăuga fluxul de lucru. (În mod implicit, grupul de „proprietari“ au permisiunea de a gestiona liste, grupuri, iar vizitatorii sunt recomandate membrilor).
Pornirea unui flux de lucru De asemenea, în mod implicit, aveți nevoie de permisiunea de a schimba elementele pentru a începe un flux de lucru care a fost deja adăugat. (Grupuri „membri“ și grupul de proprietari au permisiunea de a schimba elementul implicit, grupul „“ Vizitatorii „“ Nu).
În plus, proprietarii pot configura fluxuri de lucru specifice care pot fi doar membri ai grupului Proprietarii a fost pornit.
Cum de a adăuga și rula SharePoint flux de lucru?
În schema de mai jos este o reprezentare generală etape standard de planificare, adăugați și editați procesele rula SharePoint. Apoi, fiecare pas mai în detaliu.
Planificarea Când utilizați formularul de pornire pentru a adăuga versiunea flux de lucru, trebuie să știți ce parametri sunt necesare și ce informații trebuie să fie disponibile.
Adăugarea Pentru a adăuga versiunea necesară a fluxului de lucru pentru o listă, bibliotecă, sau de colectare site-ul, introduceți datele sub formă de start-up.
Schimbarea Dacă procesul nu funcționează destul de modul în care ne-ar dori, puteți deschide formularul de contact prin care a fost creat acest proces, și să facă modificările necesare.
Este posibil să se creeze în mod independent, fluxuri de lucru SharePoint?
Folosind proiectantul fluxului de lucru, creați reguli care se asociază condiții și acțiuni cu bibliotecile SharePoint și elementele de liste. Modificări la elementele din liste sau biblioteci declanșează acțiuni în fluxul de lucru.
De exemplu, se poate crea un flux de lucru pentru a fi rulat procesul de aprobare suplimentară, cu condiția ca valoarea elementului depășește o anumită valoare de prag.
Puteți specifica, de asemenea, un flux de lucru pentru un set de documente conexe. De exemplu, în cazul în care fluxul de lucru este asociat cu o bibliotecă de documente sau este filtrat prin conținutul de tipul de document, veți vedea un grup de acțiuni contextuale pentru un set de documente. „Set de documente“ funcția face posibil de a lucra cu un grup de documente ca un singur obiect la acțiunea procesului de lucru pentru un set de documente se face pentru toate elementele sale.