Luarea în considerare a cerințelor pentru întocmirea scrisorilor de afaceri se pare oportun să se înceapă cu caracteristicile structurii lor. Cu toate acestea, este înțelept să vorbim despre structura textului principal al scrisorii de afaceri, care, la rândul său, poate fi destul de arbitrar, - împărțit în părți un informații și service.
Desigur, din punct de informare de vedere al scrierii de afaceri de utilitate pare mai puțin semnificativă, minoră. Cu toate acestea, este proiectat pentru a efectua o serie de extrem de importante pentru înțelegerea funcțiile unei scrisori de afaceri.
Limpezite în acest sens, că utilitatea conținutului scrisorii de afaceri include, de obicei:
g) formula finală politețea;
d) semnătura expeditorului;
e) PS (post-scriptum).
Primele trei elemente sunt precedate de o scrisoare de afaceri parte informații (text), în următorii trei - se rezuma. Pe scurt caracterizează fiecare dintre elementele.
Bine ai venit - acesta este un element obligatoriu de scrisori de afaceri private, care, cu toate acestea, este de obicei absentă în scrisori de afaceri oficiale. Aceasta reprezintă o formulă de curtoazie primară (de intrare), destinate în primul rând pentru a reduce distanța psihologică dintre corespondența participanților și în cele din urmă de a crea premise pentru un dialog constructiv non-verbal.
Cel mai comun mod de salut următoarea formulare standard utilizat în scrisori de afaceri: 1)
Plumb punctul - paragraf începe o scrisoare de afaceri, compusă, de regulă, doar o singură propoziție. Funcționalitatea de plumb punctul pot fi diferite.
plumb punctul în cele mai frecvente cazuri pentru:
b) o explicație a motivelor și teme ale unei scrisori de afaceri;
c) să asigure linie semantică și stilistică a textului scrisorii de afaceri.
Trebuie subliniat faptul că formularea paragrafului plumb într-o mare măsură predeterminată de scopul funcțional al unei scrisori de afaceri.
Prezentăm, de asemenea, unele dintre cele mai ilustrative exemple ale paragrafului plumb: 1)
Vă scriu pentru a vă în legătură cu. (În continuare, pe scurt indică motivul solicitării scrise); 2)
Textul scrisorii de afaceri, în general, este format din propuneri, grupate în paragrafe. În cazul cel mai general, textul scrisorii de afaceri include partea introductivă, de bază și finală.
Partea introductivă a textului scris de afaceri destinat să precizeze obiectul, a dat naștere la o scrisoare de afaceri, cea mai mare parte a textului - pentru descrierea coerentă și detaliată a diverselor aspecte ale întrebării, iar partea finală - să prezinte concluziile și cererile.
Formula finală a politeții este un element necesar de scrisori de afaceri private, care sunt de obicei absente din scrisorile de afaceri formale. Folosind formula finală de politețe ajută la scăderea pas de sunet, la sfârșitul scrisorilor oficiale - cu toate acestea, la fel de mult ca și permite participanților să facă relația de corespondență.
Deoarece formula finală este recomandată utilizarea politete următoarea formulă standard: 1)
Cu același respect. 3)
Cu sinceritate.
Semnătura expeditorului este o necesitate - și, de regulă, elementul final al structurii unei scrisori de afaceri. Semnătura, în primul rând, dă o scrisoare de afaceri forță juridică formală și, pe de altă parte, pentru a certifica identitatea expeditorului.
Distinge formă condensată, completă și detaliată a semnăturii. Atunci când o formă prescurtată folosită cu litere de afaceri pe antetul organizațiilor oficiale, indică semnătura reală și decriptarea (inițialele și numele expeditorului). Forma completă a semnăturii utilizate în scrisori de afaceri pe forme de organizare a scrisorilor, inclusiv titlul de locuri de muncă, și semnătura și interpretarea acesteia.
În cele din urmă, forma extinsă de adăugare presupune forma completă a informațiilor cu privire la semnătură expeditorul unei scrisori de afaceri - de exemplu, o indicație a ereditară sau de onoare din titlu, rang sau în alte servicii speciale ale expeditorului.
PS (post-PS) este un scurt - nu mai mult de 3-4 linii - un post scriptum la textul scrisorii de afaceri plasat după semnarea. Acest lucru - opțional, dar cu toate acestea, suficient de structură permanentă element al unei scrisori de afaceri, care constă în reducerea antet - „R.8“ „$ 15spr1 Rho IT“ sau „PS“, adăugări (home) la textul principal al afacerii scris și semnătura (semnătura expeditorului fără a indica poziția sa și decripta semnătura).
Referindu-se la caracteristicile stilului de prezentare a unei scrisori de afaceri - așa-numitul stil oficial de afaceri, care este un fel funcțional de limba română și destinate utilizării în gestionarea procesului de organizare, inclusiv prin intermediul corespondenței de afaceri.
Caracteristici specifice ale stilului oficial sunt după cum urmează:
a) să sublinieze oficialul și eficiența, așa cum este exprimată în formele specifice de zi cu zi (inclusiv comunicare scrisă) între funcționarii - așa-numita oficial lanțul de comandă - și sub rezerva regulamentului standard de înregistrare a scrisorilor de afaceri;
c) repetabilitate stabilă a valorilor de cuvinte, combinate cu limitările de utilizare a acestora în pregătirea scrisorilor de afaceri;
d) limitări tematice de scrisori de afaceri, care nu sunt acoperite de obicei mai mult de unul sau două elemente la un moment dat;
e) uniformitate lexicală și compozițională a conținutului scrisorilor de afaceri;
f) ton neutru exclusiv prezentării unei scrisori de afaceri;
g) acuratețea și inteligibilitatea de prezentare, cu excepția diferența sau conținutul ambiguu al scrisorilor de afaceri;
h) concizie de prezentare, sugerând concizie și claritate utilizate într-un limbaj de scriere de afaceri.
Bazat pe specificul stilului oficial de afaceri în pregătirea conținutului scrisorilor de afaceri, după caz: 1.
Se exprimă esența cea mai mare parte propoziții simple, scurte. 2.
Aplicați set fraze și viteza de scriere. 3.
Pentru a utiliza termenul în convențional său, monotonă pentru înțelegerea interpretării. 4.
Dă preferință la ordinea directă a cuvintelor într-o propoziție, potrivit căreia subiectul precede predicatului, definiția se confruntă cu un cuvânt care definește, iar cuvintele introductive sunt la începutul propoziției. 5.
Nu folosiți cuvinte și expresii învechite (numite arhaisme), depășite de papetărie impuls, împrumutate din dialecte locale. 6.
Abandonați zarvă, fără a contribui ceva nou la declarația ființei. 7.
Evitați utilizarea inutilă a cuvintelor străine. 8.
Utilizați predicate sau narativă ( „set“), sau în imperativ ( „meci“) starea de spirit.
Subliniem faptul că trăsăturile au un design stilistic din partea introductivă, partea de bază și finală a textului scris de afaceri.
Deci, în funcție de scopul funcțional al unei scrisori de afaceri la începutul lui preferabil să se folosească următoarea formulare standard: 1)
În primul rând, ne exprimăm recunoștința noastră pentru atenția arătat propunerea noastră de ..; 2)
Scrisoarea dumneavoastră de. pentru numărul. Am primit și studiat cu atenție ..; 3)
Vă rugăm să rețineți că noi încă nu am primit un răspuns la o scrisoare. pentru numărul ..; 4)
Vă rugăm să ia în considerare această scrisoare o parte integrantă a acordului de. pentru numărul. despre ..; 5)
Ne cerem scuze pentru întârzierea în a răspunde la scrisoarea dumneavoastră. pentru numărul. din cauza ..; 6)
Vă scriem pentru a vă în legătură cu solicitarea partenerului nostru de afaceri global Dl.
Pentru a continua la punctul inițial al unei scrisori de afaceri și să asigure continuarea logică a următoarea formulare standard, se recomandă: 1)
Reafirmam prin hotărârea noastră de a continua cooperarea reciproc avantajoase cu organizația dumneavoastră în domeniu ..; 2)
Mesajul dvs. anterior creează premise bune pentru dezvoltarea unor relații reciproc avantajoase între organizațiile noastre în materie ..; 3)
Cu toate acestea, am datoria noastră să revină la tine cu o propunere ia în considerare.
recomandări generale referitoare la secretarul cu privire la conținutul stilistic de scrisori de afaceri: 1.
scrisori de afaceri ar trebui să fie prezentate într-un ton calm, chiar,. Amintiți-vă că expresia în conținutul mesajelor bunătate excesivă, precum și neglijare, învecinându-se pe nepoliticos, nu este permisă. 2.
În timpul prezentării, să fie moderată în cereri, rezervat în evaluările de evenimente sunt obiective în prezentarea faptelor, uman la stabilirea acțiunilor disciplinare, generoase în îngrijire, precum și promovarea decente, de cost-conștient în cheltuirea banilor.
Fii de asemenea prolific pe sugestii sensibile, iar în concluziile - sunt foarte concrete. 4.
Nu ar trebui să sugereze destinatarului scrisoarea privind lipsa de concentrare lui imaginar, care intră în textul final al scrisorii după cum urmează: „Eu propun să studieze cu atenție“: subordonat harnic poate port resentimente, nu seful prea inteligent - se încadrează într-o furie, văzând indiciu involuntar prea literal. 6.
În cazul în care notifică cineva care executarea comenzii sau cererea sa nu este posibil, nu începe scrisoarea cu o declarație de refuz - precizează prima motivație a deciziei sale și în mod clar că, în anumite circumstanțe, să ia în considerare problema nefericită se poate întoarce. 7.
Ia un renumit diplomat și când raportați ceva pozitiv: face clar faptul că executarea în valoare unei persoane cunoscute cererile voastre de lucru, pentru că în caz contrar riscati se confruntă cu noi cereri persistente chiar și probleme mai puțin urgente. 8.
Scrisoarea de afaceri trebuie să fie absolut clare în sensul juridic (în special, acest lucru se aplică banilor și a documentelor de personal), impecabil în conținut și execuție. El a spus că ar trebui să fie atent, și gânduri - spațioase. 10.
Scrieți mai puțin și cât mai scurtă posibil. Abundența de scrisori de afaceri și cuvinte ei nu a accelera și încetini decizia cauzei. Dacă decidem să scrie, fă-o limbă ușor de înțeles, ceea ce contribuie în mare măsură la respectarea strictă a stilului oficial de afaceri de prezentare.
În legătură cu cele de mai sus, avem onoarea de a face referire la manualul întreprinderii cu următoarea propunere de afaceri. 2)
Esența propunerilor noastre este după cum urmează.
Pentru corp stilistică a textului, ținând seama de scopul funcțional al unei scrisori de afaceri recomandată următoarea formulare standard: 1)
După cum știți distinsul domnule director, planul general de dezvoltare al companiei pentru anul prevede punerea în aplicare. 2)
Scopul acordului propus este punerea în aplicare în comun. 3)
Conform planului, furnizarea de produse. trimestru. Organizația noastră a promis la an. 4)
Pentru organizarea reuniunii de lucru a reprezentanților companiei noastre de a oferi urmatoarea versiune de realizare a acesteia: data reuniunii -. loc de întâlnire -. principalele probleme pe ordinea de zi. 5)
În prezent, organizația noastră are capacitatea de a oferi partenerilor săi de afaceri servicii complete. 6)
În primul rând, calificarea experților companiei estimate în mod excepțional de mare. În al doilea rând.
Pentru a finaliza corpul principal de text și de a oferi o logică de tranziție lină și stilistică la partea finală, se recomandă să utilizați următoarea formulare standard: 1)
Aceasta este ideea de bază a propunerii noastre de afaceri. 2)
Puteți obține toate reprezentantul nostru și sunteți interesat de informații generale suplimentare privind. 3)
Ne exprimam speranta ca prezenta propunere în această scrisoare de cooperare va trezi interesul.
Și, în sfârșit, pentru o parte finală stilistică a textului scrisorii de afaceri are o formulare standard de: 1)
Ne-ar plăcea să aud opinia dumneavoastră cu privire la propunerile de mai sus pentru cooperarea în afaceri și așteptăm cu nerăbdare să primească răspunsul dumneavoastră pe fond. 2)
Luând această ocazie, ne-ar dori să atragă încă o dată atenția a fost sugerat aspectul financiar. 3)
Conducerea companiei își exprimă disponibilitatea de a lua în considerare răspunsul dumneavoastră imediat după primirea acestuia.
Pe scurt despre caracteristicile de design ale scrisorilor de afaceri. Noi mai întâi să rețineți că pentru înregistrarea scrisorilor de afaceri sau forme de organizare a folosit un formular standard, sau foi de hârtie de scris.
a) Forma generală a organizației;
b) unghiulară cu antet organizație;
c) cu antet longitudinală a organizației;
d) longitudinale formează o organizație oficială;
d) forma longitudinala diviziunilor structurale ale organizației.
Pentru înregistrarea de scrisori de afaceri, cantitatea de text depășește dimensiunea semifabricatului (coli) foi A4 pot fi folosite pentru continuarea unei scrisori de afaceri, care conține, de regulă, în numele organizației de antet și un text explicativ scurt, de exemplu:
„Numărul de litere foaie Continuare“. atunci când se utilizează
Cerințe pentru hârtie de scris, utilizat pentru pregătirea și executarea scrisorilor de afaceri, pe baza OST dispoziții 29.115-88 adaptate în mod corespunzător la specificul acestui manual. În plus, acest document oferă instrucțiuni specifice privind proiectarea textului scrisorii de afaceri pe hârtie de scris.
În conformitate cu aceste cerințe de text scrisoare de afaceri este imprimat cu negru pe o parte a hârtiei de scris albă A4 sau aproape de o dimensiunea de cel puțin 2 mm pentru litere mici, o jumătate de fantă în litere mici (cu excepția superioară și abrevieri în conformitate cu regulile gramaticale ).
Printuri toate caracterele trebuie să fie de o intensitate uniformă și vizual de margine ascuțită. Descoperit, greșeli de scriere de birou și alte erori pot fi corectate modul scrierii de mână, dar fără a deteriora foi, ștersăturile și urme de îndepărtarea incompletă a textului anterior.
erori tipografice găsite în scrisoarea de afaceri realizare decorate în cele din urmă a permis vopsea prin „contact“ cu scrierea ulterioară a versiunii finale a fragmentului de text de imprimare stilou de culoare corespunzătoare.
Atunci când se face o scrisoare de afaceri, în plus, posibilitatea de a utiliza tehnici de desktop publishing care îmbunătățesc percepția de conținut, inclusiv:
a) identificarea celor mai importante semantically fragmente de text subliniate;
b) documentele de orientare elementele de selecție menționate în text, bold;
c) izolarea cuvinte introductive secțiunile textului, numele persoanelor menționate în text cu majuscule (uneori - în legătură cu descărcarea de gestiune);
d) recuperarea cuvintelor cheie, termenii, formularea concluziilor și propunerilor scrise cursiv.
articole obligatorii ale unei scrisori de afaceri sunt: 1.
Emblem (logo-ul) a organizației. 2.
organizare BIN. 4.
organizarea INN / KPP. 5.
numele expeditorului (organizarea și, în funcție de forma corespunzătoare unității structurale „sau instituțiile oficiale). 6.
Datele de referință despre organizație. 7.
Număr de înregistrare. 9.
întocmirea unui loc. 11.
Titlul textului. 13.
Evaluarea prezenței cererii. 15.
aprobare Grif. 17.
sigiliu impresie. 18.
Marca artistului.
În pregătirea scrisori de afaceri trebuie să țină seama de factorul timp.
În special, pentru perioada de formare proactivă scris de afaceri este, de obicei, stabilit pe baza instrucțiunilor funcționarului în cauză.
Termen limită pentru a pregăti scrisoarea de afaceri proactivă, trebuie să fie rezonabile și, în acest scop să se ia în considerare timpul,
În plus, se recomandă să rezerve o parte din timpul necesar pentru pregătirea unei scrisori de afaceri proactivă, în caz de tot felul de situații neprevăzute.
La rândul său, performanța pe termen lung a scrisorii de afaceri este un răspuns:
a) pentru o scrisoare obișnuită - o perioadă de cel mult o lună (30 de zile pe an calendaristic) de la data înregistrării scrisorii în întreprindere;
b) pentru scrisori, care conține data răspunsului - un termen care ia în considerare timpul necesar pentru a pregăti și de a oferi un răspuns;
c) pentru scrisori, prevăzute cu o rezoluție oficială și trimise spre executare un alt angajat - perioada specificată în rezoluția;
g) pentru aplicațiile imediate scrise (telegrame etc.) - 2
zile de la primirea acestuia.
Acesta va fi amintit în această privință că, în conformitate cu OST 29.115-88 apos linie completă de text ar trebui să fie de 60 ± 4 caractere (cu fiecare spațiu între cuvinte este considerat ca fiind un caracter) indentare ar trebui să fie egală cu 3-5 semne pe tot parcursul textului și pe o pagină de format A4 ar trebui să fie de 29 ± 1 linii.