Toate documentele sunt reflectate în aceste tipuri de activități sunt împărțite în două grupuri mari. În primul rând - aceste documente cu privire la aspectele administrative generale și, respectiv, orientări generale privind întreprinderea (organizația) și activitățile sale de producție. Aceste documente pot fi angajați ai toate diviziile întreprinderii. Al doilea grup - funcțiile de gestionare a documentelor. Astfel de documente sunt angajați ai agențiilor financiare, contabilitate, departamentele de planificare, de aprovizionare și de marketing, precum și alte departamente funcționale.
Documentele sunt clasificate sub nume: scrisori oficiale, comenzi, înregistrări, rapoarte, memo-uri, contracte, etc. A face toate aceste documente standardizate, dar ele pot fi destul de diferite:
La locul de preparare - (documente întocmite de către angajații companiei) interne și externe (documentele primite de la alte companii, organizații și persoane fizice);
Conform conținutului - simplu (dedicat o problemă) și complexă (care acoperă mai multe aspecte);
În termeni de performanță - de urgență, care necesită executarea într-o anumită perioadă și care nu sunt urgente, pentru care este stabilită nici o dată scadentă;
De origine - serviciu care afectează interesele întreprinderilor, organizațiilor, și private pentru o anumită persoană și sunt nume;
Conform mintea de proiectare - original, copiile, extrasele, duplicate;
Prin mijloace de fixare - scrise, documente grafice, foto-filme etc.
Originalul - o copie semnată și executat în mod corespunzător a documentului întocmit pentru prima dată. Copiere - din nou, reproducerea absolut corectă a originalului (marcate „Copy“), atestat în ordinea stabilită cu un director executiv. Pe copii ale documentelor oficiale care necesită o certificare specială, obligatorie pentru a semna și ștampila capului.
Uneori, lucrarea nu necesită o copie a documentului original, precum și un extras dintr-una sau alta din secțiunea sa. în mod necesar trebuie să fie notat în extractul din care se face documentul. Precizia declarației este confirmată prin semnăturile oficialilor și a presei. Întreprinderile și organizațiile au dreptul de a proprietarului, în caz de pierdere a documentului original, pentru a elibera corespunzătoare duplic (marcate cu „duplicat“), având aceeași forță juridică ca și originalul.
Lista și să descrie tipurile de scrisori de afaceri.
scrisori de afaceri - este cel mai frecvent tip de documente de afaceri. Componente mesaj pentru conexiune operațională cu alte agenții și întreprinderi de diverse probleme, fiind unul dintre principalele mijloace de schimb de informații. Prin urmare, este foarte important este capacitatea de a scrie corect scrisori de afaceri în stilul dreapta și tonul.
corespondenta de afaceri poate fi intern și extern:
- mesagerie internă: memorii, servicii, note explicative, memo-uri, etc.
- corespondență externă: scrisori către clienți, clienți și parteneri de afaceri; invitații, felicitări și urări; revendicări și plângeri; buletine informative și comunicate de presă către mass-media, etc.
Forma de scrisori de afaceri pot fi:
Aceasta include activități de gestionare a NORMATIVE?
Decizii, decizii și ordine ale problemei în toate cazurile în care este necesar să se adopte un act normativ sau individual cu privire la aspectele-cheie în competența organizației. Comenzi, instrucțiuni sunt emise pe probleme operaționale și de a organiza executarea hotărârilor, deciziilor și ordine.
Decizie ca documentul administrativ este un act adoptat minister juridic colegiu sau agenție, consiliu științific, etc.
Notă - Documentele administrative emise de ministere, departamente, organizații, în special cu privire la informații și de natură metodologică, precum și aspecte legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și alte acte. autoritate semnatară este delegată șefului instrucțiunilor către adjuncții săi și șefii de departamente din cadrul competenței lor. Pregătirea și executarea instrucțiunilor sunt efectuate în conformitate cu procedura stabilită de pregătire și executare a ordinelor.
partea administrativă a ghidului începe cu cuvintele „sugerează“ ( „legare“). Note sunt numerotate în ordinea în cursul anului calendaristic.
Comanda - un act normativ, publicat de către conducătorii de ministere, departamente, divizii, departamente, instituții, asociații, organizații, întreprinderi, care funcționează pe baza unității de comandă. Ordin emis pentru a aborda provocările operaționale cheie cu care se confruntă acest organism. În funcție de natura juridică a ordinului poate fi un act normativ de control care conține statul de drept, punerea în aplicare a unor sfere ale relațiilor sociale, precum și actul de aplicare a legii (de exemplu, ordinul de numire).
Ordinea este cel mai frecvent tip de document administrativ utilizat în practica de management. Acesta este publicat pe unitate, lichidarea, reorganizarea instituțiilor sau unităților structurale ale acestora, dispozițiile de aprobare, regulamentele, regulile și documentele similare care necesită aprobare, organizații, întreprinderi, precum și în materie de administrare de personal, de călătorie, disponibilizări, etc. prin ordin al capului se confruntă lucrătorii sarcinile de bază, acesta indică modalități de a rezolva problemele fundamentale. Comanda este obligatorie pentru toți angajații organizației sau industriei. În unele cazuri, ordinea se poate referi la o gamă largă de organizații și funcționari, indiferent de subordonarea lor.
Toate documentele administrative trebuie să fie în strictă conformitate cu legea, nici unul dintre ele nu pot conține prevederi contrare legii.