Predă și înregistrări subiect și management, resurse umane și contabilitate - lista acestora este reglementată prin lege, în special, regulile de bază ale arhivelor organizațiilor și Legea federală „Cu privire la Arhiva în România.“
Respectarea actelor de procedură de livrare
Deși procedura de livrare a documentelor la legea arhivă explicat în mod clar, în cele mai multe cazuri, conducerea companiilor lichidate și șefii de departamente nu acordă proceduri mult de conformare importanță. În consecință, găsiți organizarea documentelor dispărut este foarte dificil.
În cazul în care ar trebui să înceapă căutarea documentelor
Se determină tipul de fișier care este furnizat împreună cu documentele
Nu întotdeauna documentele organizației lichidate se află în arhivele municipale - acestea pot fi trimise la arhiva și departamentale și federale. Dar, în orice caz, punctul de plecare - Informații despre organizație: se va stabili cu exactitate tipul de arhivă a documentelor depuse.
În cazul în care documentele din arhiva acolo
În cazul în care există documente de arhivă aparținând companiei lichidată, este probabil ca:
- Documentele prezentate organizației-mamă (de exemplu, în caz de lichidare a unei sucursale sau divizare a unui document separat, componentele fișierului este transmis organizației-mamă);
- Documentele depuse la Arhivele Federale;
- transferul de documente nu a fost efectuată.
Documentele depozitate temporar
Foarte des în căutarea unui document de persoane fizice și juridice se confruntă este ultima opțiune - nu documentele au fost predate la arhivă, și sunt stocate temporar.
posibile locuri de depozitare temporară:
- într-o organizație care furnizează servicii de arhivare (inclusiv - spații de depozitare);
- pe motiv oferite de arhivele municipale, mai temporare (aceasta este doar o depozitare temporară a documentelor);
- pe teritoriul organizației lichidate în sine (proces de lichidare nu poate fi finalizată în cazul în care transferul către arhiva de stocare nelimitat municipale, departamentale sau federale de documente și documente referitoare la gama de documente cu privire la personal).
Consultați comisia de lichidare
În cazul în care documentul nu a fost în arhive, este logic să se aplice comisiei de lichidare - pentru că ea a fost cea care rezolvă toate problemele cu transmiterea documentelor într-un anumit fișier.
Cum să nu piardă documente în lichidarea organizației
Foarte des, conducerea organizațiilor nestinse nu acordă suficientă atenție pentru a asigura transferul de titluri de valoare în arhivele organizației: documentele sunt distruse nu numai valoarea fără examen sau pregătirea inventarului, dar fără a face actul de distrugere. Șefii de organizații pot înțelege - eliminarea (și, eventual faliment) îi confruntă cu o mulțime de probleme, împotriva cărora importanța păstrării arhivei dispare în fundal.
Semnarea contractului pentru servicii de arhivare Compania Arhivistic
Cea mai bună soluție în această situație nu poate fi decât încheierea unui acord pentru servicii de arhivare (de stocare, examinarea valorilor și pregătirea pentru transferul arhivelor municipale, federale sau departamentale), cu o organizație specializată.
Ajuta companie specializata va:
- simplifica și accelera procesul de lichidare;
- oferă acces la documentele necesare pentru angajații organizației și reprezentanți ai autorităților publice;
- scoate din conducerea organizației responsabile pentru păstrarea arhivelor în etapa de stocare și transmitere a documentelor la arhiva.