Sistemul unificat de documentare organizatorică și administrativă este un complex de standarde de stat care stabilesc cerințe generale pentru conținutul și formele de documente utilizate la toate nivelurile de guvernare (formulare act, scrisori de afaceri, memorii).
Elemente de conținut - este partea structurală a textului principal: rațiunea de tratament, concluzii.
Într-un tipic fix de formule:
1) compoziția elementelor de proiectare necesare ale documentului;
2) o schemă logică de document, t. E. Un astfel de aranjament reciprocă a părților sale, care dă cea mai mare comoditate în manipularea documentului. De exemplu, ordinea trebuie să conțină acțiunea de transfer prevăzută cu artistul fiecare acțiune, acțiuni care pot fi necesare pentru punerea în aplicare și termenele acesteia. Textul ordinului este format din două părți: recitalul și administrativ. În considerentul prezintă scopurile și obiectivele acțiunilor prevăzute și motivele pentru publicarea ordinului. o parte de reglementare ar trebui furnizate într-o formă imperativă ordine și să înceapă cu „am comandat.“
Fiecare are o parte a propunerii bine stabilită a informațiilor și localizarea lor. Textul documentelor organizatorice și administrative este între elementele esențiale ale „header la textul“ și „marchează prezența cererii.“
Rezoluția privind un document datat și semnat. Declarație Greif este format din cuvântul „Aprobat“, de potrivire gât - „De acord“ Acesta este situat sub necesară „semnătura“ sau pe o foaie separată de reconciliere.
Standardizarea formelor este mult mai ușor de a lucra cu documente de tip text - elaborarea acestora, evaluarea, tratarea, încălcarea tuturor complicate.
Limba de afaceri scrisă - o formă de comunicare, un mijloc de fixare a informațiilor de limbă (documentație) de management, de afaceri și de servicii. documentare Rezultatul - crearea de documente. Formarea activității oficiale a scris din cauza necesitatea de a stabili relații documentate administrative și juridice.
Conform metodei de sintaxă vorbire, având în vedere punctuația și spațiul său și design grafic sunt tipurile de texte următoarele:
1) înregistrarea tradițională, liniară a vorbirii conectat;
2) stencil - un record tradițional, liniar, dar cu spații, care sunt umplute cu informații variabile.
În acest caz, informațiile reale pot fi diferite. Șablonul este o vedere a textului formalizate în cazul în care în avans și oferă o situație tipică, în care poate fi utilizat documentul, iar forma limbii în care este afișată această situație. elemente de design de formular conțin informații despre tipul de document cu privire la domeniul de aplicare al utilizării sale.
In profile si template-uri au similitudini, dar există diferențe, în primul rând sintaxa textului.
Unificarea este convenabil din punct de vedere tehnic - computerele sunt în prezent din ce în ce mai frecvente, iar unificarea documentelor simplifică procesarea și reduce costul utilizării calculatoarelor.
Unificarea textelor documentelor oficiale pe baza standardelor de stat și a altor materiale de orientare. Ei au stabilit: la conținutul cerințelor documentului - volumul structurii; Probele forme comune de documente - Detalii compoziția, localizarea lor pe formularul; documentele cerințe lingvistice.
Standardizarea și unificarea - proprietăți ale activității oficiale a scris cu caracter obligatoriu - în diferite grade caracterizează toate tipurile de documente de afaceri.
Toate acestea sugerează o destinație de plasare uniformă a detalii cu privire la formele unui document, reducând formatul acestora, precum și pentru a asigura comparabilitatea informațiilor în documentele conexe și utilizarea textelor stencil.
Unificarea limba documentelor oficiale este de a construi un sistem de modele de limbaj standard. Prezența lor în vorbirea de zi cu zi - o consecință a reglementării relației de serviciu, situațiile de gestionare a repetabilitatea și limitările tematice de vorbire de zi cu zi.