Conform regulilor existente, angajatul, după întoarcerea sa din călătorie, împreună cu alte documente, trebuie să prezinte și documente care să confirme faptul că domiciliază în hotel. Cu toate acestea, hotelurile nu utilizează întotdeauna echipamente de case de marcat. În acest caz, ei sunt obligați să emită un alt document - o chitanță, un voucher etc.
Cerințe pentru hoteluri SSR
În primul rând, formularele pentru așa numitele rapoarte stricte trebuie să conțină următoarele cerințe:
În plus, nu se poate folosi echipament simplu de birou pentru formarea SSR. Aceste formulare trebuie tipărite. Sistemul automat de emitere și prelucrare a SSR trebuie să aibă elemente de protecție împotriva accesului terților. La completarea formularelor și eliberarea documentelor printr-un sistem automatizat, seria și numărul formularului sunt salvate.
Dacă angajatul a furnizat un cont "hotel" regulat, care nu îndeplinește cerințele, compania are dreptul să refuze rambursarea cheltuielilor.
Trebuie remarcat că Rezoluția nr. 1085 a aprobat reguli speciale pentru furnizarea de servicii hoteliere. Specifică în mod clar obligația hotelului de a emite consumatorilor atât cecuri, cât și alte documente care au fost emise ca SSR.
În cazul în care un angajat detașat în loc de vouchere de numerar sau în loc de SSR necesar pentru prezentare a primit o chitanță pentru mandatul de ordin de numerar, atunci organizația care la trimis pentru o călătorie de afaceri poate prezenta probleme serioase cu privire la auditul fiscal. Acesta este motivul pentru care este extrem de important să se urmeze procedura stabilită și să se asigure cu strictețe că angajații aflați într-o călătorie de afaceri au o idee despre ce fel de documentație ar trebui să furnizeze la întoarcerea de la călătorie.
Toate eventualele cheltuieli de însoțire în hotel, indicate în documentația contabilă, pot fi plătite angajatului, dacă acesta dovedește nevoia lor de producție sau pentru a obține rezultate de succes în călătoriile de afaceri.