În articolul precedent, dedicat compilării listei de cazuri. Am definit două tipuri principale de foi de lucru și am prezentat principalele lor caracteristici. Acum, să ne ocupăm de detalii mai detaliate care vor contribui la eficientizarea listei de cazuri atât pentru rațional, cât și pentru irațional. Rețineți că aceste sfaturi vor fi utile, indiferent dacă utilizați programatori de hârtie, programe speciale sau pur și simplu listați cazurile pe o bucată de foaie.
1. Când să compilați o listă de sarcini
Potrivit unor experți cu privire la gestionarea timpului, este mai bine să se facă liste de cazuri în ajun: în programul de seară o listă pentru o zi, duminică pentru o săptămână. Unii spun
2. Găsiți momentul potrivit
Pentru a realiza planul dvs. cât mai eficient posibil, luați în considerare ceasul biologic intern. De exemplu, dacă sunteți o bufniță, puteți programa curățarea în apartament la ora 7:00. Dar există o mare probabilitate ca atunci când alarma să se stingă la un moment dat, decideți că ați curățat deja suficient și mai bine să dormiți. De asemenea, nu este necesar ca lacraii să amâne compilarea raportului până la miezul nopții. După cină, adormiți adesea? Luați în considerare acest lucru.
Nu uitați de caracteristicile specifice ale zilei curente. Dacă aveți o întâlnire importantă la prânz, probabil înainte de acest eveniment nu trebuie să planificați nimic care necesită multă concentrare - la urma urmei, cel mai probabil, veți avea deja gânduri acolo și nu veți putea să acordați atenția corespunzătoare sarcinilor curente.
3. Numărați timpul
Problema întâlnită cel mai adesea de către cei care compun o listă de cazuri este ignoranța cu privire la cât de mult efectuează sarcina. De obicei, avem tendința de a exagera propriile noastre posibilități, în plus, suntem ghidați de circumstanțe ideale, care nu sunt întotdeauna îndeplinite în viață. Acești factori conduc la faptul că, în ceea ce privește sarcina, care ne-a părut să dureze 1,5 ore, toți trei pleacă. De aceea, pentru început, veți observa de câte ori cheltuiți pe una sau alta din sarcinile tipice pentru a aborda procesul de planificare cât mai eficient și mai eficient posibil. Pe de altă parte, nu lăsați prea mult timp pentru sarcini - în conformitate cu legea lui Parkinson. tot ce alocați, va merge în acest caz.
4. Lăsați golurile
5. Înregistrați corect sarcinile
Nu este necesar să enumerăm sarcinile mari, implementarea cărora este concepută inițial pentru o lungă perioadă de timp (mai ales când vine vorba de proiectele de anvergură). În astfel de cazuri, ar trebui să profitați de "divizați (mâncați) un elefant" - o sarcină mare este împărțită în mici submăsuri specifice, care sunt înregistrate în lista de sarcini. Aceste sarcini specifice ar trebui să aibă un scop specific, vor avea un rezultat specific în mâinile dvs. și vi se va cere să îndepliniți o astfel de sarcină pentru o anumită perioadă de timp.
Urmând această tehnică vă permiteți să atingeți mai multe obiective. În primul rând, sarcini prea mari, care nu au încă sfârșit, sunt speriate psihologic și este posibil să nu doriți să le începeți deloc. În al doilea rând, în cazul unor astfel de cazuri simplificate, este dificil să înțelegeți cât timp va fi cheltuit pe acestea, ceea ce înseamnă - cât timp va fi alocat altor aspecte. Acest lucru nu numai că vă va împiedica să faceți un plan structurat pentru această zi, dar poate fi și motivul pentru care subestimați timpul pentru a face această afacere și în final vă veți afla într-o situație de presiune extremă în timp. În al treilea rând, există o mare probabilitate ca o astfel de sarcină mare să se deruleze dintr-o listă de cazuri într-o altă zi și în cele din urmă va fi percepută pur și simplu ca un zgomot semantic. În al patrulea rând, pentru mulți, a face lucrurile din listă este o motivație excelentă. Astfel, finalizarea unor cazuri specifice mici va crește motivația și va contribui la o mai bună gestionare a punctelor rămase din lista de sarcini.
Deci, introduceți numai sarcinile curente din lista curentă, iar pentru planurile strategice, obțineți o listă separată.
6. Urmați lista
Puteți face liste de cazuri din diferite motive. Dacă înregistrați sarcini pentru a nu uita, este logic să treceți cu ochii numai din când în când
Pe de altă parte, dacă nu vă simțiți că, în momentul în care eficacitatea sarcina pe care se află în lista de mai jos va fi scăzută, este mai bine să rateze (dacă aveți această opțiune) și să fie angajate de faptul că va fi capabil de a efectua mai mult succes. Astfel, este important nu doar urmărirea listei în mod direct, ci și o anumită plasticitate.
7. Utilizați lista pentru auto-motivare
Lista de sarcini, în care există multe elemente neîndeplinite, este capabilă să lovească stima de sine, entuziasmul și motivația. Și acesta este un alt motiv pentru care abordarea pregătirii sale este cât se poate de realistă - în acest caz va fi mai puțin dezamăgit de faptul că o zi nu a putut îndeplini planul săptămânii. Pe de altă parte, în același mod, lista în ansamblul său și ștergerea de la ea în fiecare caz, în special, poate deveni o sursă de motivație și poate încuraja munca de succes. Nu uitați de el, făcând o listă de sarcini.