Foto: Andrei Tifrea / Flickr
Alexander Karpov Director pentru personal și probleme generale ale fabricii LG Electronics din Rusia, satul Dorokhovo, districtul Ruzsky, regiunea Moscova; Candidat la Științe Tehnice
La ce întrebări răspundeți în acest articol?
- Cum se utilizează foi de calcul în gestionarea zilnică a echipei
- Când să utilizați Excel în mod eficient
- Ce indicatori și criterii sunt ușor și convenabil de urmărit în foi de calcul
Una dintre cele mai grave dificultăți cu care se confruntă managerii este nevoia de a menține constant calitatea înaltă a activității personalului. Dacă nu-i reamintiți întotdeauna angajaților ce ar trebui să facă, ei în cele din urmă vor înceta să respecte tehnologia de lucru încorporată odată. Tehnologia informației ajută managerul să implementeze delicat planificarea, controlul și alte funcții manageriale. Cu ajutorul lor este posibil să se mențină procesele la nivelul corespunzător, precum și să se vizualizeze rezultatele activităților. Opțional, pentru această achiziție sisteme informatice scumpe, vreau să împărtășesc experiența angajaților de management și control al personalului utilizând unul dintre instrumentele cele mai simple și accesibile - foi de calcul Excel.
De ce foi de calcul
Desigur, în compania noastră există sisteme complexe de informații specializate, dar la nivelul unei subdiviziuni separate cu sarcini manageriale, foile de calcul electronice gestionează perfect. Principalul lor avantaj comparativ cu sistemele informatice grave este simplitatea. Acum este dificil să găsești o persoană care nu ar fi fost mai mult sau mai puțin familiarizată cu Excel. Prin urmare, este nevoie de o perioadă minimă de timp pentru ca noul angajat să învețe acest instrument. Crearea și editarea unității manager de tabel poate fi independentă, fără intermedierea programatorilor.
Un alt avantaj important al foilor de calcul este fiabilitatea. Nu există practic nimic de ruptură, în plus, vom crea periodic copii de rezervă ale datelor. Puteți păstra confidențialitatea prin acordarea de drepturi de acces la mesele individuale unui număr limitat de persoane. De exemplu, începătorii obțin acces doar la date care sunt direct relevante pentru munca lor. După trecerea perioadei de probă, drepturile de acces sunt extinse treptat.
În compania noastră există o rețea corporatistă în care fiecare divizie are propriul dosar, unde sunt stocate documentele de lucru. Divizia noastră este formată din trei departamente: managementul înregistrărilor personalului, dezvoltarea organizațională, precum și departamentul de formare și dezvoltare. În consecință, pe lângă dosarul partajat departamental, pe server sunt stocate trei foldere separate ale fiecărui departament. Acest lucru se face pentru a facilita căutarea informațiilor, toți angajații departamentului au acces la toate tabelele și fișierele de pe server. Particularitatea sistemului este că mai mulți utilizatori pot accesa același fișier în același timp și toți aceștia văd aceleași informații.
Utilizăm foile de calcul în următoarele scopuri:
- Stocarea de informații. În foile de calcul puteți să stocați nu numai date cantitative, ci și să colectați cunoștințele, abilitățile și abilitățile grupului. Deci, avem în tabele valorile departamentului. Am formulat-o colectiv. Oricare dintre noi poate verifica comportamentul nostru cu ceea ce compania, divizia, colegii și liderul așteaptă de la el. Sub formă de tabele, sunt înregistrate obligațiile tuturor angajaților. Acestea nu sunt instrucțiuni formale care necesită inspecția muncii (deși le avem și noi), dar de fapt documente de lucru.
- Lucrări de planificare. Gestionarea cu Excel vă permite să raliate echipa. Este posibil să se realizeze datorită faptului că toți angajații au acces simultan la informații prin diviziune: ei văd ce se pun sarcini și gradul de punere în aplicare a acestora, ceea ce contribuția fiecărui angajat la rezultatul total. În compania noastră, toți angajații sunt conștienți de ceea ce se întâmplă, nu există nici un fel ca angajatul a fost implicat numai în zona lor de lucru: toată lumea vede planurile colegilor lor și întreaga unitate. Am făcut special tabelele color, ceea ce face posibilă nu numai afișarea numerelor, dar și oferirea unei estimări. Cu ajutorul culorii, puteți identifica zonele problematice și puteți evidenția munca de succes. În cazul în care celula este verde - totul este bine, funcționează bine, în cazul în care un roșu - așa că lucrurile nu sunt cel mai bun mod (a se vedea tabelele 1 și 2 ..).
- Controlul asupra performanței activităților. Rezultatele sunt fixate zilnic, comparația cu țintele se efectuează lunar. Gradul de realizare a tuturor sarcinilor este prezentat într-o formă vizuală. Fiecare angajat are posibilitatea de a compara rezultatele personale cu performanța colegilor sau cu realizările proprii în trecut. Pe lângă taxele de bază, toți angajații trebuie să efectueze diferite misiuni. Am spus deja că de multe ori oamenii uită pur și simplu unele lucruri, diferite "mementouri" electronice și de hârtie nu ajută. Un tabel în care este scris că, pentru cine și când este încredințat și când este făcut, funcționează (vezi Tabelul 3). Oamenii de acolo se uită regulat și își amintesc de instrucțiunile primite. Contribuiți cu date (rezultate) în toate tabelele de către personalul - am încredere în ei și nu vor fi verificate, de exemplu, dacă este sau nu un angajat al acestei săptămâni a fost făcută la 50 de ordine de el sau a fost confundat cu o duzină. Lucrătorii se verifică.
Alexandru Karpov a absolvit MSTU. NE Bauman. Candidat la Științe Tehnice. El a condus Institutul de Tehnologii Informaționale de laborator „Luch“, apoi a lucrat ca HR-manager și HR-director în mai multe companii de producție.
LG Electronics Rus
Sferă de activitate: producția de aparate electrocasnice și electronice
Forma de organizare: LLC, fabrică
Locație. satul Dorochovo, cartierul Ruzsky, regiunea Moscova
Numărul de angajați: 1000
Volumul producției pe zi: 2-3 mii de unități pentru fiecare tip de produs
Piețe de vânzări: Rusia (principal), Belarus, Ucraina, Europa de Est