Cel mai comun mecanism de prevenire a fraudelor au început să diferite sistem de control intern. intra audit Standards Institute, de exemplu, prevede următoarele:
Prevenirea fraudei. Prevenirea fraudei implică acțiuni menite să prevină comiterea abuzului, și în cazul în care a avut deja loc - pentru a reduce gradul de publicitate. Metoda principală de prevenire a fraudei - este crearea unui sistem de control adecvat. Responsabilitatea principală pentru crearea și funcționarea sistemului de control se bazează pe liderii (A se vedea Institutul Standard de audit intern № 1. Controlul :. ConceptsandResponsibilities).
Atribuțiile auditorului statutar. in-house de servicii de audit ar trebui să contribuie la prevenirea fraudei prin audituri și să evalueze adecvarea și eficacitatea măsurilor de control, le cu privire la riscul potențial inerent în anumite domenii de activitate ale firmei. În îndeplinirea îndatoririlor lor, serviciile interne de audit ar trebui, de exemplu, pentru a determina:
a) Are structura organizatorică și mediul de lucru în controalele de conformitate de companie;
b) cât de realist scopurile și obiectivele;
c) dacă există documente (adică „codurile de onoare >>), care enumeră activitățile interzise în cadrul organizației, precum și măsurile care trebuie luate în identificarea unor tulburări;
d) în cazul în care există, și dacă sistemul a efectuat aprobarea anumitor tranzacții;
e) a dezvoltat și dacă mecanismele (politici, practici puse în aplicare, proceduri, sisteme de raportare, etc.) pentru controlul asupra personalului și conservarea resurselor firmelor, în special în zonele cu risc ridicat ..;
e) Are disponibile canale de informare de gestionare corectă și fiabilă de informații;
g) orice recomandări necesare pentru punerea în aplicare și consolidarea măsurilor de control eficiente de prevenire a fraudelor.
ții și a personalului, precum și metodele de lucru ale Consiliului de administrație. Această atmosferă se aplică, de asemenea,> practicile stabilite de recrutare, precum și organizarea serviciilor de audit in-house. Nivelul de organizare a situațiilor financiare pentru a evalua calitatea informațiilor, complet și la timp acesteia, structurarea precizie, aprobarea se face pe baza constatărilor sale. măsuri de control bune măsuri precum o inventariere periodică, procedurile de aprobare relevante, responsabilitățile, punerea în aplicare a inspecțiilor independente și un document adecvat. sistem de control care satisface cerințele menționate mai sus, oferă o bază bună pentru organizarea atins scopurile.
Desigur, în cazul în care o persoană care deține ce? Sau firmă și este singurul angajat al său, nu există măsuri speciale de control nu este necesar. Proprietarul nu va fura de la sine sau atitudine rea la clientul său. Dar când organizația are mii de angajați, chiar dacă nu vor fi doar două sau trei, pentru a fi sigur că toate dintre ele funcționează așa cum s-ar comporta este nevoie doar de control maestru.
Structura controlului intern nu poate fi eficientă fără a ține cont de scopul și funcționalitatea acestuia. Chiar dacă un astfel de sistem pe hârtie arată perfect, eficacitatea sa depinde de competența și relația celor
oamenii care o folosesc. Să luăm, de exemplu, o societate în care normele sale impun ca dubla conversie a numerarului de intrare și cecuri. În cazul în care cel puțin unul dintre cei doi muncitori care sunt responsabili cu aceste obligații, nu respectă instrucțiunile sau de a începe la întâmplare cu privire la activitatea lor, banii pot fi ușor furate. În acest caz, unul dintre cei doi muncitori ar putea decide să se umfle în mod deliberat sumele în evidențele contabile pentru a acoperi numerar furate. Un astfel de control dublu poate fi efectuată numai dacă atât angajatul este extrem de concentrat pe îndeplinirea funcțiilor lor și să știe exact modul în care acestea ar trebui să fie cântate.
Deoarece există întotdeauna limitări inerente de aplicabilitate a măsurilor de control, sistemul de monitorizare în sine nu poate da o asigurare completă că toate abuzurile vor fi prevenite în timp. Încercările de a preveni frauda cu ajutorul unui bun sistem de control intern care amintește de lupta împotriva incendiilor într-un zgârie-nori cu un singur dintr-un furtun de grădină. Dar, în combinație cu alte descrise mai jos, metodele de control este un factor extrem de important în prevenirea fraudei.
Atunci când se decide care măsurile de control ar trebui să fie efectuate într-o organizație, este important să știm ce tipuri de risc se confruntă cu firma, și ce fel de greșeli care pot risca pentru o cauză. Fiind bazat pe evaluarea riscurilor, măsurile de control vor fi în măsură să le elimine sau să reducă la minimum. Odată definite și puse în aplicare în practică măsuri de control trebuie să fie întotdeauna verificate pentru conformitatea și eficacitatea generală. În plus, atunci când se decide care să pună în aplicare măsuri de control, este important să se evalueze costurile și impactul posibil al acestora. De exemplu, în cazul în care, în ceea ce privește evaluarea riscurilor, metoda cea mai potrivită pare să alocarea responsabilităților, atunci, în ceea ce privește costurile, această metodă este destul de scump. Acest lucru este valabil mai ales pentru firmele mici, folosind doar câțiva membri ai personalului - în acest caz, alocarea de responsabilități ar fi prea scump, dacă nu chiar imposibil. În astfel de cazuri, este necesar să se caute mai puțin costisitoare și mai adecvat la condițiile specifice ale metodelor de control. De exemplu, o companie mică, cu opt angajați ai proprietarului de a monitoriza tranzacțiile financiare pot semna personal toate controalele și ordine de plată bancare.
De multe ori problema nu este lipsa de măsuri de control și ignorarea lor - ca și conducerea organizației și angajații obișnuiți.
Aici ar trebui să ia în considerare exemplul de furt de 3,2 milioane $ de la o bancă nu foarte mare - cu privire la acest caz, am menționat deja mai sus.
șef Marjorie S. al departamentului de contabilitate al unei bănci mici, responsabil pentru corectitudinea tuturor documentelor. Timp de șapte ani, ea a fost capabil de a provoca daune băncii în valoare de 3,2 milioane $, reprezentând aproximativ 10% din activele totale ale băncii. Conturi și gestionarea băncii au fost de acord că, în atribuit departamentul ei nu au avut diviziunea necesară a muncii, dar ei credeau că au avut alte metode de control, care ar putea avertiza înșelătorie ei - cele care oferă „o asigurare rezonabilă“ că banca nici fraudă nu poate fi. Iată câteva dintre metodele de control și modul în care acestea au fost retrase din circuitul agricol:
1. Toate sumele primite și transferuri a trebuit să treacă prin casier. Cu toate acestea, angajații umplut listele, ar putea fi semnate și directori de bancă, și pentru ei înșiși. Cele mai multe dintre angajații băncii știa despre asta, dar din moment ce sa realizat prin decizia președintelui băncii, și nu ar fi avut loc la ideea depravării unor astfel de practici.
2. Toate documentele trebuie să fie verificate de către auditori externi. Dar Marjorie era lângă biroul ei blocat în condiții de siguranță, cheia care nu era decât ea. Clientul, ale căror documente au fost falsificate Marjorie, plâns, dar i sa spus să aștepte până când ea se întoarce din concediu - documentele sale au fost blocate în condiții de siguranță ei.
3. Se presupune că auditorul poate comunica cu oricare dintre angajați, dar Marjorie a ordonat subordonaților săi să nu le dea nici o informație. Astfel, datele necesare pe care le pot obține numai de la ea.
4. Fiecare angajat al băncii a fost obligată să aibă o vacanță de două săptămâni pe tot parcursul anului. La cererea liderilor Marjorie li sa permis să facă o excepție de la această regulă. Din? Faptul că, în cuvintele ei, „toate rapoartele vor acoperi în iad“ dacă ea ar lăsa timp de două săptămâni, ea a fost lăsat să ia acest concediu pentru o zi. În plus, în timpul absenței sale nimeni nu i sa permis să-l înlocuiască.
5. Rădăcinile registrul general a trebuit să fie semnat de doi oameni - cei care fac o intrare, și alte categorii de personal. Pentru a eluda un astfel de control, Marjorie a cerut angajaților să semneze un 10-12 rădăcini, se presupune că apoi, apoi să-i, „Nu deranjati“.
6. Sa presupus că banca ar trebui să fie deschise și închise în conformitate cu normele, dar multe dintre personalul a avut propriile lor chei astfel încât acestea să poată veni la bancă atunci când doresc.
7. Sa presupus că există o funcție eficientă de audit intern într-o bancă, dar acest serviciu nu este prezentat un singur raport pentru ultimii doi ani. Chiar și atunci când aceste rapoarte și pregătite, conturile angajaților individuali nu au fost testate, nu produce alte controale de siguranță, de exemplu, deschiderea bruscă a corespondenței de intrare și ieșire legate de Federal Reserve.
8. ordinele de plată de intrare și de ieșire au fost microfilmate imediat. Această măsură de control a fost rupt în trei moduri. În? În primul rând, aceste documente microfilmate imediat. În? În al doilea rând, uneori, această procedură este, în general, nu a fost efectuată. În? În al treilea rând, Marjorie de multe ori posibilitatea de a elimina unele dintre documentele înainte ca acestea sunt microfilmării.
9. Conturile angajaților nu trec inspecții regulate de către serviciul de audit intern sau de conducere, dar chiar și atunci când astfel de controale au avut loc, nu pune întrebări, de ce admiterea la Marjorie de depășit cu mult valoarea venitului anual oficial.
10. Angajații pot fi acordate numai cu condiția împrumutului, în cazul în care acei angajați respectă toate cerințele legale, așa cum se întâmplă de obicei pentru clienții terți. Cu toate acestea, Marjorie a fost acordat credit ipotecar în valoare de 170 de mii de dolari, fără nici o explicație a ei, modul în care ea a fost de gând să-i plătească și ea ar putea permite să cumpere o astfel de casă.
I. Personalul contabil nu este permis să primească direct cecurile pe statul de plată. În ciuda acestui fapt, ele sunt trase în mod regulat în afara plicurilor umplute cu cecuri înainte de a fi trimisă prin e-mail.
12. Liderii au fost să se întâlnească zilnic cu documentele de bază, cum ar fi o situație a poziției financiare într-o anumită zi, rapoarte privind tranzacțiile majore și
descoperit de cont. Dar conducerea sau nu să se uite în aceste documente, sau nu le-au acordat prea multa atentie. În situația poziției financiare au fost observate fluctuații zilnice de mai mult de trei milioane de dolari, iar în alte documente ar putea fi văzut venituri uriașe în contul lui Marjorie. În plus, pentru primii patru ani de activitate prin Marjorie numele său a apărut în documente despre descoperirile de 97 de ori!
În cazul în care aceste controale sunt respectate, frauda Marjorie ar fi împiedicată sau cel puțin detectate la început. Ca ei înșiși managerii, și după ei, și sub rezerva de a le neglija, întregul bancar „asigurare rezonabilă“ a fost complet lipsită de sens.
Controlul documentelor și înregistrărilor în cărți, audituri independente pot ajuta în identificarea cazurilor de abuz. Din păcate, în practică, măsurile de control sunt de multe ori nu realizează așa cum au fost concepute. Uneori neconformitatea este cauzată de indiferență față de controlul managementului, și apoi, când liderii insista pe respectarea strictă a tuturor normelor, personalul nu le respectă din cauza lipsei de interes de bază, eșecul de a lua conducerea în cazul nerespectării reglementărilor punitive sau ce? Sau orice alt motiv. Dat fiind că măsurile de control pot da cel mai bun caz doar o certitudine relativă, ele sunt doar un element al unui plan global pentru prevenirea fraudei.