- Chobotova Victoria | Șef al Departamentului de întreținere documentar CJSC „Siberian Service Company“
Realitățile pe care le avem de a face
De atunci, la fel ca și procesele de administrare a înregistrărilor, a fost mai mult de 15 de ani. În această perioadă, am fost suficient de norocos pentru a lucra în cele mai mari organizații ale țării noastre și să ridice nivelul de calificare în domeniul cunoașterii și practicii teoretice. Dar aceasta este ceea ce nu încetează să uimească: de ce lucrul cu documente date loc atât de puțin în organizarea sa concentrat pe dezvoltarea inovatoare și dinamice, de ce există o percepție că secretarul poate impune „toate“?
Și bine, dacă registratorul „cu un capital“, având o înaltă calificare și capabil de a construi întregul proces de flux de lucru în cadrul organizației, luând în considerare ciclul complet al activităților de sprijin documentare precum și pentru a rezolva alte probleme de susținere organizatorice a capului. Dar este mai degrabă o excepție de la regula.
În prezent, fundația prosperității afacerii este dezvoltarea sa, ceea ce implică inevitabil creșterea fluxului de lucru din punct de vedere cantitativ și calitativ, necesită noi abordări în domeniul sprijinului documentar al organizației și a resurselor suplimentare. Trebuie remarcat faptul că standardele de timp stabilite anterior 1. 2. calificare profesii directoare, inclusiv titluri și funcții de locuri de muncă, actualizate periodic, dar în mare măsură nu pentru a satisface nevoile moderne. La aceleași standarde de susținere organizațională a activităților de management nu este deloc.
Cu toate acestea, o tendință pozitivă a fost stabilită. Astăzi, multe organizații axat pe realizarea unei poziții de lider în industria sa, implementarea unui sistem de management al documentelor, oferind astfel un avantaj competitiv. În același timp, în schimbare radicală de evaluare a importanței funcțiilor de management al documentelor: rol de susținere în loc să formeze o atitudine stabilă la ea ca un proces de afaceri. Această idee este important să se transmită la managementul de vârf al organizației, deși nu prima dată.
Acesta este capabil de a face un specialist de înaltă calificare, un punct de reper pentru cerințele existente Asistent de stat de documentare, având competență în procesul de construire logica activități de sprijin documentare adaptate fiecărei organizații specifice. În marile companii de succes astfel de experți este, de obicei, condusă de către unitatea în cauză, indiferent de modul numit: șef al Secretariatului, Managing Director, șef al serviciilor preșcolare etc.
Utilizați standarde - internaționale și interne!
Nu este un accident criteriu important în evaluarea sistemului de management al organizației sunt cerințele și standardele în domeniul managementului documentelor, cerințele privind datele sunt incluse în toate sistemele internaționale de management al calității. „Conceptul modern SMC 3. În primul rând, ia în considerare calitatea ca factor principal al competitivității și conturarea unei afaceri durabile, și în al doilea rând, a sublinia legătura directă între calitatea produselor / serviciilor întreprinderii și calitatea activității sale“ 4. Această promisiune se bazează pe standarde internaționale ISO 9001, ar trebui să fie clar pentru conducerea organizației, precum și proprietarii de afaceri. Apoi, puteți continua ca criterii importante în evaluarea sistemului de management al organizației este conformitatea cu standardele, inclusiv în domeniul de management al documentelor.
Și aici am simpatizez pe deplin cu opinia credință Iritikovoy exprimată în urmă cu câteva luni în paginile acestei reviste: „Dacă doriți să obțineți informații cu privire la modul de a lucra cu documente în țări străine, cum să rezolve problemele asociate cu documentele, care este nivelul de“ birou străin“, în primul rând standardele ISO ar trebui să fie studiate, deoarece în ele în formă de rezumat conține informații despre curentul (deja realizat în unele țări și în alte dorit) nivelul de înțelegere a importanței de a lucra cu documente și cerințele optime pentru organizarea sa. „5
acceptând principiile de bună voie standardelor sistemului de management al calității și recomandări, organizația trebuie să se asigure că calitatea nu numai în direcțiile stabilite în politica organizației, ci și în managementul documentelor. Acest obiectiv poate fi atins în dezvoltarea și furnizarea de gestionare a organizării unei game largi de instrumente - de la crearea și controlul documentelor asupra executării lor la activitățile de management ale organizației, de la formarea unei strategii pe termen lung pentru a proiecta cele mai simple aplicații.
Cum pot optimiza performanța?
Ca o regulă, funcția activităților organizației de suport documentar sunt concentrate într-o unitate structurală separată. In compania noastra, acestea sunt alocate departamentului de întreținere documentară a Administrației (în continuare - Departamentul). Valoarea companiei noastre este un management modern, mobil de top, prin urmare, unul dintre obiectivele diviziei, luând în considerare structura distribuite geografic a organizației noastre a fost crearea centrului de competențe și de formare a personalului (inclusiv secretari și profesioniști implicați în prima linie a managementului organizațional și a documentației de sprijin și recepția companiei). Este acești ofițeri sunt responsabile pentru ținerea evidenței, care însoțește activitățile de management în sediul central și sucursale, în conformitate cu standardele internaționale moderne.
Prin funcțiile integrate ale Departamentului de experți includ:
Funcții individuale în EDS pentru a găsi documente, pregătirea proiectelor de documente, înregistrarea de originale și de prelucrare ulterioară, se efectuează în mod direct în unitățile, care, în special, face posibilă pentru a asigura pregătirea promptă a proiectelor de documente, permite angajaților companiei, iar lucrul cel mai important - șefii de propriile lor de a desfășura corespondența de afaceri, în conformitate cu distribuția birou, etc. artiști și lideri de independență activate în momentul de a reduce în mod substanțial numărul de angajați ai Departamentului nostru. Dar că situația scăpat de sub control, necesitatea de a gestiona procesul și să ofere mecanisme convenabile pentru utilizatorii cu algoritm integrat de acțiuni care vizează excluderea erorilor neintenționate. Acest lucru a necesitat elaborarea și punerea în aplicare a materialelor didactice de înaltă calitate (regulamente), precum și EDS.
Funcții Raspredenie între personalul Diviziei și alte diviziuni în cadrul „Publicarea documentului de reglementare director general“
Permiteți-mi să dau un exemplu simplu - ediția a documentului administrativ standard (în continuare - KMG) Directorul general, prin intermediul sed. Procedați după cum urmează:
Pentru a putea efectua un set desemnat de lucrări:
- în starea unităților noastre au fost alocate de personal cu expertiză și experiență în organizarea acestor procese, precum și
- a dezvoltat conceptul de sprijin documentației de management al proceselor, inclusiv dezvoltarea unor politici interne privind ținerea evidențelor și utilizarea sistemului de management al documentelor electronice (DMS).
Sistemul de întreținere documentare și de guvernare corporativă include reglementări care definesc proceduri și responsabile pentru următoarele procese:- procesul de „corespondență“;
- procesul de „documentare administrativă“;
- procesul de „soluții de management de execuție de control“;
- procesul de „întreținere documentare a managementului“;
- adaptarea procedurii (modul de a lucra în SED pentru noii angajați);
- Șabloane documentare de gestionare și căile de circulație a acestora;
- conceptul de personalul de la recepție (cerințele pentru aspect, comunicare, grafică);
- fișele de post pentru fiecare angajat de administrare.
Având în vedere angajarea mare a personalului existent și lipsa constantă a unui factor critic al companiilor de întreținere documentare de calitate sunt:
- unificarea și stabilirea unor norme comune de lucru cu documente, stabilirea instrumentelor de lucru care asigură automatizarea proceselor de documentare;
- zone de separare operații cu documente;
- stabilirea unor termene pentru fiecare operațiune.
Cum de a dovedi că este timpul să crească personalul?
În cazul în care unitatea nu are suficient personal, nu este necesar ca serviciul de personal în sine este „vede“ și de a rezolva problema. După cum se știe, salvarea de înec - lucrarea mâinilor de înec. Prin urmare, propunem o abordare simplă, care poate fi aplicat cap diviziune a, în primul rând, pentru a înțelege situația în sine și, în al doilea rând, pentru a avea faptele pentru a lua o decizie și motivare la cele mai înalte niveluri.
pot fi distinse, articula fiecare unitate în funcție de angajați, pentru a măsura timpul și descrise în tabel. Indicatorii cantitativi medii pe imaginea documentului poate fi luată din registrele de înregistrare a anumitor tipuri de documente. Datele colectate sunt cel mai bine transferate în Excel pentru calcule (vezi. Exemplul 2).
Costurile forței de muncă ale angajaților Departamentului pentru 6 luni
Conform calculelor din exemplul 2, se dovedește că, pentru a îndeplini funcțiile desemnate mici disponibile 3 persoane, din moment ce deja reflectate în sarcina de calcul, în plus față de procentul fiecărui angajat, care este mai mult de 100%. Prin urmare, pentru a evita efectele negative ale unei creșteri a numărului necesar. Cu toate acestea trebuie să fie luate în considerare:
- că un angajat nou pentru un minim de 3 luni pentru a merge prin adaptarea și dezvoltarea funcțiilor necesare înainte de a începe să funcționeze la capacitate maximă;
- creșterea anuală proiectată în documentul (acesta este de aproximativ 30% în compania noastră);
- să fie o resursă în dezvoltarea competențelor, în companii de succes sunt constant introducerea de noi tehnologii și reglementări.
Am act de faptul că reglementările guvernamentale sunt cu formula care urmează să fie utilizate de către experți în formarea de resurse umane manageri din numărul total al personalului organizației. În plus, formula include, de asemenea, tarife speciale, care să ia în considerare timpul petrecut pe nevoile personale, servicii la locul de muncă, timp liber, etc. inclusiv factor de absenteism la locul de muncă. care este rareori luată în considerare de către angajator. Ie planificarea sarcinii asupra personalului, angajatorul nu poate lua în considerare faptul că, în perioada de executare a îndatoririlor oficiale ale fiecărui angajat trebuie să fie programate în repaus, el va fi sigur pentru a merge în vacanță și poate lua concediu medical. În astfel de cazuri, sarcina suplimentară, de regulă, să fie distribuite altor angajați, care, la rândul său:
- sau trebuie să fie prevăzută o rezervă de timp de muncă „liber“,
- orice sarcină suplimentară trebuie să fie documentate în mod corespunzător și plătite prin acordul părților (conform art. 151 Codul muncii).
Noi nu sunt stabilite în calculul unor astfel de factori suplimentari, măsurată printr-un „curat“ sarcina, cu toate acestea, trebuie înțeles faptul că dimensiunea reală mai mare decât cea indicată în tabelul 2 din exemplul.
Mai mult decât atât, în salariații desemnați pe bază de motivare urmărite principii de nepotrivire ca prezenta sarcina este dificil de a implica angajații în procesul de îmbunătățire a calității serviciilor, instruire și mentorat, interoperabilitatea, aderarea la valorile culturii corporatiste. Fiecare angajat trebuie să aibă o idee despre oportunitățile de a dezvolta și îmbunătăți abilitățile lor, să se concentreze pe obținerea cele mai bune performanțe, datorită căreia dezvoltarea și îmbunătățirea calității serviciului se întâmplă tot timpul, mergând de la an la an, la un nou nivel calitativ. Dar sub o sarcină așa cum este descris în exemplul 2, se poate afirma că resursa în dezvoltarea competențelor angajaților de acolo.
- Argumentul cel mai evident pentru liderii de astăzi devine limba de numere și, pe de altă parte, abstract poate părea plângere prea nespecific împotriva suprasolicitării personalului. Prin urmare, am formulat caracteristicile și calculat sarcina pe personalul existent. Același lucru poate fi urmat de tine.
- O condiție necesară pentru dezvoltarea cu succes a rezultatelor va fi planificarea corectă a perioadelor viitoare, astfel încât calculul de mai sus a fost efectuată în scopul de a demonstra o relație directă pentru a crește numărul de funcții sau a documentului de volum cu privire la numărul de personal profilat implicat, care presupune sarcină de bază centru de competență pe Asistent de documentare Compania .
- În cazul în care o decizie pozitivă pentru a mări dimensiunea personalului nu pot fi luate în timp util, acesta ar trebui să revizuiască lista funcțiilor angajaților și să excludă din funcțiile care depășesc norma, pentru a se evita riscurile juridice și consecințele negative datorate de înregistrare incorectă a relațiilor de muncă cu angajații, precum și reducerea calității documentația care însoțește conducerea organizației.
SMC - Sistem de Management al Calității. reveni
Exemplu de calcul nu include datele reale și afișare (pentru un articol). reveni