practicile de gestionare a documentelor în cadrul organizațiilor
Aproape toate întreprinderile, în special la întreprinderile de subordonare de stat, există secțiuni comune. Numele lor variază - acesta poate fi un departament de birou, la departamentul general, managementul de caz, etc. dar cel mai important - esența diviziunii rămâne aceeași în toate întreprinderile, indiferent de numele și este în organizarea fluxului de documente în întreprindere (ordine, instrucțiuni, scrisori etc.). Luați în considerare principalele tipuri de documente, atribute ale documentelor, fluxul de documente și de lucru utilizate în operarea acestor unități. În plus față de documentul central al unei întreprinderi mari, există flux de lucru specializate (divizii de întreprinderi, departamente specializate în birou, etc.).
Principiile de bază ale organizării muncii de birou
Această secțiune listează principiile de bază ale documentului durabil și gestionat pentru organizație. Toate acestea sunt descrise în literatura de specialitate și sunt cunoscute de aproape oricare dintre directori, dar după cum arată practica, acestea sunt destul de des încălcate.
Principiul de bază este un document care nimeni nu există documente arhivele locale. Orice document de intrare nu este prins în arhiva generală a documentelor este un client potențial pentru non-performanță. Organizația are un serviciu corespunzător, și anume Oficiul, care este responsabil pentru completarea documentelor. Documentele nu au fost incluse în cadrul Oficiului se pierd cel mai des.
Organizația ar trebui să aibă doar un singur canal de intrare documente de admitere. Chiar dacă recepția documentelor este construit pe un sistem de distribuit (a se vedea. „Metode de comunicare cu lumea exterioară“), se face numai pentru a îmbunătăți viteza de procesare a documentelor. Toate aceste divizii furnizează informații imediat la biroul (de preferință în comunicarea on-line cu biroul). Se poate considera că astfel de documente de înmatriculare locații aflate la distanță sunt subdiviziuni ale biroului.
Pentru a finaliza fluxul de lucru a imaginii în sistemul de management al documentelor întreprindere nu ar trebui să se termine cu autorii, adică sistem de automatizare a fluxului de lucru nu trebuie să se limiteze numai la birourile, și ar trebui să fie continuată în sistemele de management al documentelor, unități organizaționale.
Tipuri de documente, clasificarea și relația lor
Luați în considerare principalele tipuri de documente utilizate în întreprindere cu caracteristicile lor. Tipuri de documente utilizate în afaceri, o mulțime de întreprinderi individuale (numărul ajunge la 500-600). În același timp, din punct de vedere al biroului principalelor tipuri de documente este o cantitate foarte mică, și anume la numai 3 specii:
• punctul de a sosi. Acest document, care a venit la societatea de la partenerii externi. Majoritatea documentelor de intrare trebuie să genereze outgoing corespunzătoare, și la intervale predeterminate. Momentul stabilit sau o reglementare a prescrie un anumit timp de răspuns care corespunde unei perioade de document sau de execuție de intrare specificată direct în documentul de intrare.
• ieșire. Cele mai multe documente de ieșire sunt o organizație de răspuns la documentele de intrare relevante. Unele dintre documentele de ieșire întocmite pe baza documentelor interne ale companiei. Un număr mic de documente de ieșire poate solicita primirea documentelor de intrare (cum ar fi solicitările către organizații terțe, cum ar fi: „Vă rugăm să oferiți un certificat privind ... până la ...“).
• internă. Aceste documente sunt utilizate pentru organizarea întreprinderii. Prin biroul nu sunt toate documentele interne și corespondența doar cea mai mare dintre diviziunile structurale ale întreprinderii (în special în cazul în care acestea sunt separate geografic) și ordinele conducerii companiei. Doar du-te prin biroul de documente interne care generează ieșire. În special, în conformitate cu regulile generale ale procedurilor este singura modalitate de a trimite o scrisoare de interogare sau materiale pentru organizarea externă este de a trimite un document intern la birou, în cazul în care acesta este convertit într-o ieșire și a trimis organizației.
Documentele din fiecare dintre aceste specii pot fi destul de diversă. Acesta poate fi litere, ordine, instrucțiuni și circulare, etc. De obicei, tipul de document în cadrul companiei a înțeles aceste diviziuni, și chiar mai mult detalizovannye (de exemplu, în cazul în care scrisoarea este dedicată ceea ce - reclamații, sugestii, comentarii etc.). Din punctul de vedere al biroului acestei împărțiri este destul de neinteresantă, chiar și în sistemul complet intern de evidență, este absolut necesar. În continuare, numai tipurile de documente de birou vor fi luate în considerare - de intrare, intern și care își încetează activitatea.
În primul rând, toate documentele care trec prin departamentul general, are un număr de serie unic (eventual algoritmi pentru construirea de camere pentru fiecare dintre tipurile de documente). Mai mult decât atât, orice hârtie care nu are număr de înregistrare - este doar de hârtie, nu documentul. Documentul face este prezența în ea un număr de înregistrare.
Document atribute fiecare partener sunt foarte diverse. În același timp, este posibil să se aloce un total de atribute care sunt găsite în aproape toate organizațiile. Mai mult decât atât, aceste atribute comune sunt oarecum diferite de toate tipurile de documente de birou.
Atribute generale documente
Principalele atribute ale documentelor de birou sunt:
numărul de document 1.Registratsionny. Acest număr unic permite să se refere la documentul care a trecut prin birou. Structura numărului de înregistrare poate fi diferit pentru documentele de ieșire, intrare și interne. Structura numărului de înregistrare este determinat în fiecare organizație, în mod independent.
documentul 2.Istochnik (contrapartea). Se specifică modul în care este primit documentul. Pentru documentele de intrare este o organizație de terță parte, pentru documentele interne și de ieșire ea sau de divizare sau o anumită persoană din conducerea companiei.
Document executiv 3.Otvetstvenny. Acesta indică angajații companiei însărcinate cu executarea acestui document sau care a elaborat acest document (pentru ieșire și interne). Document Artist este întotdeauna unul și numai unul. Uneori, există două instrumente interpreți (pentru performanțe pe termen lung a documentelor la schimbarea personalului întreprinderii).
Document 4.Kod privind nomenclatura activității întreprinderii. Acest atribut atribuie documentul la un anumit interval de întrebări standard care urmează să fie decisă acum în operațiunile sale. Gama de cazuri - este o listă formală a afacerilor companiei, care este aprobat în prealabil pentru o anumită perioadă de timp (de obicei un an). La începutul acestei nomenclatură a fost destul de statică, în condiții moderne nomenclatorul afacerilor este un document extrem de dinamic, care poate fi actualizat de 1-4 ori pe an.
Atributele, în funcție de tipul documentului
În plus, documentele pot avea atribute care sunt specifice pentru acest tip de document.
• documentele primite sunt, în plus față de atributele de bază ale unui alt:
• timpul de execuție de control. Acest atribut este luat fie direct din documentul de intrare (în cazul în care acesta poate fi specificat), sau tipul documentului de intrare, care definește termenii răspunsului la anumite documente de intrare (de exemplu, declarația cetățenilor pentru cetățenia URSS ar trebui să fie revizuite în termen de 6 luni de la data depunerii cerere la secția consulară).
• controlul persoanei. De obicei, aceasta este una dintre primele persoane ale întreprinderii, care atribuie un anumit document artist și a pus rezoluția „Cu privire la raportul de performanță“ Acest atribut este pus nu pe toate documentele primite, dar numai pe cele mai importante responsabile. Fa un argument nu este gol, face necesară în cazul finalizării prelucrării documentului pentru a trimite mesaje de la trecerea documentului corespunzător subiectului.
• Documentele interne în plus față de atributele standard pot avea mai multe următoarele:
• Lista de unități ale companiei pentru revizuire.
Știri asociate: