Pregătite de o echipă de consultanți, metodiști ZAO „BKR-Intercom-Audit“
Deoarece activitatea hotelului este procesul de furnizare a serviciilor, atunci când se lucrează cu persoane fizice (cetățeni), acesta poate fi utilizat blanc ki responsabilitate strictă. Activitatea principală a hotelului este conectat cu furnizarea de servicii de cazare.
Deoarece forme stricte de raportare pentru hoteluri nu au protecție, prin urmare, nu este necesară producerea și vânzarea de licență lor.
Lista de forme de documente stricte responsabilitate
timpul de înregistrare depinde de ce fel de oaspete a sosit la hotel: cel care este pre-rezervat sau nu. În mod firesc, așezarea de rezervare în hoteluri, în cazul în care contabilitatea automatizată a organizat în doar câteva minute, deoarece aproape toate informațiile enumerate în cererea provizorie.
Procesul de înregistrare fără rezerve durează un pic mai mult, în timp ce administratorul și oaspetele trebuie să discute chestiuni cum ar fi costul de camere, termenii de plasare, ordinul de plată. În cazul în care părțile să ajungă la un acord reciproc, în conformitate cu Regulile, executorul este obligat să încheie un contract de consum pentru servicii.
Cetățenii au sosit într-o călătorie de afaceri, pentru a participa la întâlniri, conferințe, ateliere de lucru, completați formularul de chestionar №1-G într-un singur exemplar, celălalt - în două.
După verificarea documentelor personale returnate proprietarilor lor.
Pentru a stoca profilurile și de a lucra cu ei în administratorul ar trebui să aibă două fișete: - persoanelor care au părăsit hotelul pentru o lună, stau la hotel, al doilea în primele profiluri sunt stocate pe individ.
Profiluri în fișierele sunt aranjate în ordine alfabetică.
După verificarea profilurile de date, administratorul emite o autorizație de a soluționa - un document care să confirme oaspetelui dreptul la check-in. O astfel de permisiune se emite în două exemplare - unul pentru proiectul de lege casier pentru cazare, a doua pentru gazda.
De regulă, acest document este după cum urmează:
Un permis să se stabilească.
Individual la etajul 3
Cazare de la 15.08.05 până la 20.08.05 an ___________
Camera numărul 318 ___________________________________ ___
numele complet Ilin Petr Mihaylovich ______________________
Cashless tip de decontare __________________________
rezervare, plata de 50% ______________________ ___
Pentru mai multe informații, ______ _____ Mic dejun în cameră
La înregistrarea clientul este emis un proiect de lege pentru forma de cazare №3-T (0790230 formă de cod OKUD).
Acest cont include numărul de tarifare (sau persoana in camera), înmulțit cu numărul de înnoptări plăti pentru serviciile de rezervare, plata pentru servicii suplimentare care oaspeții se comanda la inregistrare.
Factura se emite în trei exemplare: prima dată unui client, al doilea cu „raportul de numerar“ (Formularul №5-T) predarea de zi cu zi la departamentul de contabilitate, al treilea este stocat înainte de plecare în proiectarea hotelului în buzunare speciale, aranjate de numere de plată în dulapul de fișiere de control .
Cu metodă automată de a face calcule de completat în dublu exemplar. Acesta a stabilit plata pentru întregul sejur. Ambele exemplare sunt stocate în fișierul cabinet de control înainte de plecare. lucrător contabil verifică forma №3-D, №3-Um pentru a forma №1-D (formularul de cerere).
După plata administratorului completează un card de oaspete - formularul №4-D.
Acest document dă dreptul clientului de a primi cheia de la camera și un serviciu extraordinar în alimentația publică, servicii de consum și de comunicații, situat la hotel. Pe grila numerică marcată perioadă de plată carduri de oaspeți. Atunci când părăsesc personalul de oaspeți pe podea, face o notă care indică data și ora de eliberare a camerei (pat), numele și numărul de bucăți de bagaje. În holul cardului oaspete al hotelului va fi etalată administratorului.
Mai sus am menționat "Raportul Cash" - o formă №5-T (0790206 formă de cod OKUD). Aceasta se face în două exemplare lucrătoare efectuarea de calcule cu oaspeții. Prima instanță, împreună cu facturile (Formularul №3-D) de control sau de bandă de numerar (cu calculul mecanizate) livrate zilnic în departamentul de contabilitate, al doilea reținut în suportul avans.
lucrător contabil verifică datele specificate în datele din formularul №5-D în №3-D forme, №3-Um.
Înregistrarea de persoane în acest caz, de regulă, împreună cu managerul a fost lider de echipă, care la sosirea lor la locul administratorului face direcția de companie de turism - un document care confirmă dreptul de a rămâne în acest hotel și se asigură că plata este făcută, și o listă a grupurilor de turisti. Administrator umple un grup de cazare la sat, care este semnul că plata fără numerar.
carte de oaspeți se eliberează fiecărui membru al grupului. Atunci când deservesc grupuri turistice facturi pentru cazare nu este emis, deoarece plata se face prin transfer bancar.
Plata Plata pentru rezervare si cazare prin transfer bancar se face în formularul №7-D. El merge pe administratorul de taxe sau recepționer în dublu exemplar.
Rezultatul final este furnizat după plecarea persoanelor care trăiesc și servește drept bază pentru contul de plată a taxei organizației.
Hotelul românesc este vizitat nu numai cetățenilor noștri, ci și străini. Intrarea pe teritoriul România are nevoie de un permis special - viză.
În timpul înregistrării, administratorul verifică valabilitatea vizei ștampilată în înregistrare de viză camerele lor de oaspeți, numele hotelului și data înregistrării.
În cazul în care hotelul este vizitat de oaspeții străini, în acest caz, trebuie să fie cetățeni străini conectați în hotel - o formă №2-D.
Pentru un străin care a venit în țara noastră, legea impune, de asemenea, anumite obligații. Astfel, în conformitate cu dispozițiile articolului 20 și articolului 21 din Legea federală №115-FZ, un cetățean străin care a intrat în România, trebuie să se înregistreze în termen de trei zile lucrătoare de la sosirea în România în organele teritoriale de autoritate executivă federală responsabilă de afacerile interne.
Am observat deja că, în plus față de serviciile obligatorii care sunt incluse în plata pentru camera, hotelul poate oferi oaspeților servicii suplimentare. În acest caz, chitanța este emisă pentru furnizarea de uslugforma suplimentare №12-T (0790212 formă de cod OKUD).
Această chitanță este emisă, de exemplu, atunci când comanda bilete prin plata serviciilor de interpret de cafea sau ceai, la cererea de viață. Primirea făcută în două exemplare: primul este reprezentat în departamentul de contabilitate, al doilea - client.
Sau, de exemplu, în hotel există o parcare, în cazul în care oaspetele poate pune masina. Pentru astfel de servicii este completat primirea „parcare“ - o formă de №11-T (0790211 formă de cod OKUD).
A declarat în primire constituie parcările complex hotelier la recepție și eliberare a vehiculelor, eliberate în două exemplare: în primul capitulează contabil, al doilea - este predat mai devreme.
RAMBURSARE
Atunci când stau într-un hotel, oaspetele poate schimba oricare dintre circumstanțele în legătură cu care se poate ieși din hotel devreme. În acest caz, chiriașul returnat o parte din banii au plătit pentru cazare, și este umplut cu o chitanță pentru o restituire în formă №8 -t (formular cod OKUD 0790208).
Primirea este emis, acest angajat al hotelului într-o singură bucată. Pentru conturile cu „raport de numerar“ (Formularul №5-D). Atunci când se face o revenire la primul și al treilea exemplare ale contului (formular №3-D) sau prima și a doua (forma №3-Um) este semnul de întoarcere produs. lucrător contabil verifică identitatea oaspetelui sub formă de semnături №8-T cu semnătura în forma №1-D, și apoi a revenit la profilul de administrator.
Cu toate acestea, pentru restituirea unora dintre aceste documente nu este de ajuns. Am observat deja că, în conformitate cu Regulile de servicii hoteliere din România, executorul este obligat să încheie un contract cu un client pentru furnizarea de servicii.
În acest caz, prin urmare, calculele cu oaspetele trebuie să fie utilizat de către formularul №3-D hoteluri din cont formă a făcut nici o metodă de imprimare (de exemplu, un computer), în acest caz, să ia în considerare formele de documente de responsabilitate strictă nu poate avea loc cu utilizarea obligatorie a controlului și case de marcat.
Să presupunem că clientul la sosirea la facturile de hotel pentru cazare în avans, calculul a fost efectuat cu ajutorul echipamentului de check-out. Un angajat al hotelului este limitat de bonul de casă.
Clientul apoi a decis pentru a verifica mai devreme. Această situație apare adesea în practică. Clauza 20 de mai sus Reguli indicate:
„Consumatorul are dreptul de a rezilia contractul pentru furnizarea de servicii în orice moment prin plata executorul prețului proporțional cu partea serviciului furnizat la primirea notificării de a rezilia contractul și va rambursa costurile executor testamentar suportate de acesta până la acest punct, în scopul de a executa contractul în cazul în care nu sunt incluse în această parte din prețul serviciului “.
Astfel, în cazul în care oaspetele părăsește înainte de termenul limită, au plătit în plus suma ar trebui să fie returnat la el. În acest caz, randamentul poate fi realizată cu ajutorul a două opțiuni:
· Ziua plății de intrare (înainte de închidere de deplasare și îndepărtarea Z-raport);
· O zi, care nu coincide cu ziua de a face bani în registrul de numerar.
În cazul în retur este efectuată de primul exemplu de realizare, consumatorul trebuie să fie emis un nou cont și o nouă verificare a probit de numerar pentru serviciul furnizat efectiv. În acest caz, documentele „vechi“, și anume cheltuiala, care a fost emis inițial și primirea de case de marcat (PCC) ar trebui să fie solicitate de angajații vii de hotel.
Suma cu care a efectuat întoarcere, este înregistrată într-un registru special casierul-operatorul (formular CM-4), în coloana 15 și această sumă scade valoarea veniturilor pe zi.
În cazul în care restituirea nu este ziua plății, adică, după îndepărtarea Z-raport, apoi o rambursare către client numai din principalele birouri de hotel, pe baza unei cereri scrise și un document de identitate. În acest caz, casierul organizației este mandat consumabil numerar (formularul KO-2), cu umplerea necesară toate detaliile documentului. Un ordin consumabil-numerar se aplică pentru o restituire, iar verificarea inițial strapuns facturat inițial.
Pe baza practicii noastre de consultanta, putem judeca că angajații hotelului fac adesea greseli legate de o restituire, în caz de plecare anticipată oaspetele din camera.
Cea mai frecventă greșeală este că întoarcerea în numerar, casier chernere o confirmare de primire, crescând astfel valoarea totală a veniturilor, care se reflectă în ziua.
cec de consum Returnată (valoarea sa este deja conținută în memoria fiscală PCC) cu pregătirea tuturor documentelor necesare, este un indiciu că consumatorul a refuzat serviciile, rupt contractul încheiat cu hotelul și a luat banii înapoi. Decorat procedură documentată în mod corespunzător returnează Cecul, actul și intrarea în cartea de casier-operator.
În cazul în care casierul pumni „confirmare de primire“, valoarea o dată fixată în memoria PCC, cu toate acestea, în acest caz, nu există nici un fapt documentat de reziliere a contractului. Ca urmare, hotelul are o diferență în cuantumul veniturilor și rezultatele blocului de memorie fiscală.
Și încă un lucru, care doresc să se oprească, conducând o conversație despre industria ospitalitatii. Se întâmplă adesea că vina oaspeții proprietății hotelului vine în stare proastă. În acest caz, angajații hotelului sunt obligați să elaboreze un act de distrugere a hotelului proprietate (formularul №9-D) (Formularul OKUD 0790209). Actul sunt angajați ai hotelului, în trei exemplare: primul este transferat la departamentul de contabilitate, al doilea - materialul și persoana responsabilă, în subraport care este proprietatea hotelului, iar al treilea este înmânată plătitorului.
Mai multe informații detaliate cu privire la aspectele legate de forme de securitate, pot fi găsite în cartea ZAO „BKR-Intercom-Audit“, „forme de responsabilitate strictă.“